Los datos empresariales rara vez dejan de crecer. Los servidores de archivos acumulan años de contenido inactivo, las plataformas de colaboración se expanden, los requisitos normativos de retención son cada vez más exigentes y resulta cada vez más costoso utilizar almacenamiento de alto rendimiento para información a la que solo se accede ocasionalmente.
Las soluciones empresariales de archivado en la nube abordan este problema trasladando los datos que deben conservarse fuera del costoso almacenamiento primario, sin dejar de mantenerlos protegidos, gobernados y accesibles cuando se necesitan.
Sin embargo, no todas las plataformas de archivado en la nube están diseñadas para el mismo propósito.
Algunas se centran principalmente en las comunicaciones y el cumplimiento normativo. Otras están orientadas a las copias de seguridad y la protección de datos. Algunas se especializan en datos no estructurados, como archivos y documentos, mientras que otras ofrecen una gestión de la información más amplia en múltiples canales de comunicación.
En esta guía comparamos siete soluciones empresariales de archivado en la nube y las áreas en las que destaca cada una.
7 plataformas empresariales de archivado de un vistazo
| Solución | Ideal para | Enfoque principal |
|---|---|---|
| ShareArchiver | Archivado empresarial de archivos y datos no estructurados | Optimización del almacenamiento, archivado de archivos, retención y búsqueda |
| Veritas | Grandes organizaciones reguladas | Gobierno de la información, retención, supervisión y eDiscovery |
| ComplyKEY SISCIN | Análisis y archivado de archivos en entornos centrados en Azure | Análisis de archivos, retención y archivado en la nube |
| Storagepipe | Infraestructura gestionada y retención de datos a largo plazo | Copias de seguridad, archivado y recuperación ante desastres |
| Jatheon | Cumplimiento normativo de las comunicaciones | Correo electrónico, mensajería, redes sociales y eDiscovery |
| OpenText Retain | Archivado de comunicaciones en múltiples plataformas | Retención de correo electrónico y comunicaciones |
| Cohesity | Organizaciones que combinan archivado, copias de seguridad y protección de datos | Protección de datos, gestión del almacenamiento y ciberresiliencia |
La plataforma adecuada depende en gran medida de qué necesita archivar.
Una organización que intenta reducir la cantidad de datos inactivos almacenados en costosos sistemas de producción tiene necesidades muy diferentes a las de una institución financiera cuyo principal objetivo es conservar las comunicaciones de sus empleados por motivos normativos.
Antes de comparar productos, conviene entender estas diferencias.
¿Qué es el archivado empresarial en la nube?
El archivado empresarial en la nube consiste en trasladar los datos que deben conservarse, pero que ya no necesitan permanecer en un almacenamiento primario de alto rendimiento, a un archivo a largo plazo más adecuado. En lugar de utilizar costosos recursos de almacenamiento de producción para información a la que rara vez se accede, las organizaciones pueden conservar los datos históricos en sistemas de menor coste y mantener al mismo tiempo el acceso a largo plazo cuando esa información sea necesaria.
A diferencia de la simple eliminación de datos antiguos, el archivado conserva la información para que pueda seguir buscándose, recuperándose, gestionándose y reteniéndose de acuerdo con los requisitos de la organización o las obligaciones normativas.
Dependiendo de la plataforma, el software de archivado en la nube puede gestionar datos como:
- Archivos y carpetas
- Documentos
- Correo electrónico
- Contenido de Microsoft 365
- Datos de colaboración
- Mensajes instantáneos
- Registros de redes sociales
- Contenido multimedia
- Datos de copias de seguridad
- Otros tipos de información empresarial estructurada o no estructurada
Dependiendo de la organización, un archivo puede contener tanto datos estructurados como grandes volúmenes de archivos no estructurados. Las soluciones eficaces de archivado de datos deben mantener la accesibilidad de la información y, al mismo tiempo, aplicar los requisitos de seguridad, retención y cumplimiento de la organización.
El archivado puede ayudar a las organizaciones a reducir la cantidad de datos inactivos almacenados en sistemas costosos y mejorar la visibilidad de información que, de otro modo, podría permanecer dispersa entre múltiples plataformas.
Para las empresas que gestionan grandes volúmenes de archivos y datos no estructurados, la solución Cloud Archive de ShareArchiver ofrece un enfoque específico para trasladar información inactiva desde el almacenamiento primario hacia un almacenamiento de archivo de menor coste, manteniendo las funciones de acceso, retención y búsqueda.
Cómo evaluamos las plataformas
No existe una única característica que determine si una plataforma de archivado en la nube es adecuada para una organización.
Los aspectos más importantes que deben evaluarse suelen incluir los siguientes.
Compatibilidad con fuentes de datos
Empiece por los sistemas que contienen la información que necesita conservar.
Una organización que archive servidores de archivos de Windows tendrá necesidades diferentes a otra que necesite archivar contenido de SharePoint, correo electrónico o registros de redes sociales.
Búsqueda y recuperación
La información archivada solo resulta útil si puede localizarse de nuevo.
Por este motivo, las plataformas empresariales deben evaluarse en función de la facilidad con la que los usuarios, administradores de TI, equipos de cumplimiento y equipos jurídicos pueden buscar y recuperar la información archivada.
Retención y gestión de políticas
Las organizaciones pueden necesitar conservar diferentes categorías de información durante distintos periodos en función de las necesidades empresariales, las obligaciones contractuales y los requisitos normativos.
Las políticas eficaces de retención de datos permiten automatizar estas reglas en lugar de depender de que los usuarios decidan manualmente qué debe conservarse o eliminarse. La retención basada en políticas puede determinar cuándo entra la información en el archivo, cuánto tiempo permanece allí y qué sucede cuando finaliza su periodo de retención.
Las plataformas utilizadas en entornos regulados también deben admitir excepciones como la retención legal, mediante la cual determinada información debe conservarse incluso después de que haya finalizado su periodo normal de retención.
eDiscovery y requisitos legales
En organizaciones sujetas a litigios, investigaciones o consultas de organismos reguladores, puede ser necesario buscar, conservar y exportar rápidamente la información archivada.
Entre las funciones útiles pueden incluirse la búsqueda avanzada, la retención legal, la exportación con garantías de integridad y los registros de auditoría que muestran cómo se accedió a la información o cómo fue gestionada. Estos controles pueden ayudar a demostrar que los registros permanecieron completos, gobernados y accesibles durante una investigación o auditoría.
Optimización del almacenamiento
Una de las principales razones por las que las organizaciones implementan el archivado de datos es evitar que la información inactiva siga consumiendo indefinidamente costoso almacenamiento primario.
Trasladar información fría o a la que rara vez se accede fuera de los sistemas de producción puede liberar espacio de almacenamiento valioso y ayudar a controlar los costes a medida que aumenta el volumen de datos. El objetivo no consiste simplemente en almacenar la información de forma más barata, sino en colocarla en el sistema de almacenamiento adecuado según su frecuencia de acceso y su valor empresarial.
Las plataformas diseñadas para optimizar el almacenamiento deben permitir identificar los datos inactivos y trasladarlos a opciones de almacenamiento más económicas sin interrumpir innecesariamente a los usuarios.
Seguridad y control de acceso
La información archivada puede contener datos empresariales o personales sensibles.
Por ello, el cifrado, la autenticación, el acceso basado en roles, los permisos, la capacidad de auditoría y el almacenamiento seguro deben evaluarse junto con el coste y la funcionalidad. Las organizaciones que almacenan información sensible también deben considerar la privacidad de los datos, el registro de accesos y la capacidad del archivo para demostrar quién accedió a la información o la modificó a lo largo del tiempo.
Modelo de implementación
Un modelo exclusivamente basado en la nube no es adecuado para todas las organizaciones.
Dependiendo de los requisitos de seguridad, residencia de datos, infraestructura y cumplimiento normativo, una organización puede preferir:
- Nube pública
- Nube privada
- Almacenamiento local
- Implementación híbrida
- Una combinación de varios destinos de archivo
Con estos criterios en mente, estas son siete soluciones empresariales de archivado en la nube que merece la pena evaluar.
Ideal para: archivado empresarial de archivos y datos no estructurados
ShareArchiver está diseñado para abordar un problema al que muchas grandes organizaciones terminan enfrentándose: enormes cantidades de archivos se acumulan en el almacenamiento primario aunque gran parte de esa información rara vez se utiliza.
En lugar de tratar los datos archivados simplemente como información que debe trasladarse a almacenamiento frío y olvidarse, ShareArchiver combina archivado, búsqueda, retención, análisis y gestión del almacenamiento.
Esto lo hace especialmente relevante para organizaciones que gestionan grandes entornos de archivos en los que el crecimiento de los datos aumenta los costes de almacenamiento y dificulta la gestión de la información histórica.
ShareArchiver ofrece funciones como:
- Archivado y retención de datos
- Búsqueda de texto completo
- Gestión del almacenamiento
- Análisis de datos
- Archivado basado en políticas
- Controles de acceso
- Seguridad de los datos
- eDiscovery
- Retención orientada al cumplimiento normativo
- Recuperación y acceso a los datos
Uno de sus principales casos de uso consiste en trasladar archivos inactivos fuera del costoso almacenamiento primario y, al mismo tiempo, permitir que las organizaciones continúen gestionando y localizando esa información.
Esto puede ayudar a reducir la presión sobre el almacenamiento de producción sin obligar a las empresas a eliminar simplemente sus datos históricos.
ShareArchiver resulta especialmente relevante cuando el principal desafío de una organización incluye:
- Grandes servidores de archivos
- Crecimiento rápido de datos no estructurados
- Almacenamiento primario costoso
- Retención de archivos a largo plazo
- Búsqueda en archivos históricos
- Consolidación del almacenamiento
- Gestión del ciclo de vida de los archivos
- Estrategias de archivado en la nube o híbridas
Por tanto, se diferencia de las plataformas diseñadas principalmente para el cumplimiento normativo del correo electrónico o la captura de comunicaciones.
Las organizaciones que estén evaluando ShareArchiver específicamente para este propósito pueden consultar la solución Cloud Archive de ShareArchiver para obtener más información sobre su enfoque del archivado empresarial de datos y la optimización del almacenamiento.
Consideraciones
Las organizaciones deben determinar primero qué fuentes de datos desean archivar y dónde debe almacenarse finalmente el contenido archivado.
Las empresas cuyo requisito principal sea una supervisión integral de las comunicaciones por correo electrónico, mensajería, voz y canales sociales pueden preferir una plataforma creada específicamente para el archivado de comunicaciones.
Ideal para: empresas que necesitan archivar grandes entornos de archivos, reducir el consumo de almacenamiento primario y mantener acceso mediante búsqueda a la información histórica.
2. Veritas
Ideal para: gobierno de la información y entornos altamente regulados
Veritas cuenta con una larga trayectoria en la gestión de información empresarial y ofrece tecnologías de archivado orientadas especialmente a organizaciones con requisitos complejos de gobierno, retención, cumplimiento normativo y eDiscovery.
Su actual cartera de Arctera Enterprise Vault incluye capacidades para capturar, conservar, supervisar, localizar y gobernar información empresarial, mientras que su oferta Alta proporciona funciones de archivado basadas en la nube.
Funciones principales
Dependiendo del producto de Veritas y del modelo de implementación que se esté evaluando, las funciones pueden incluir:
- Retención de información
- Clasificación
- eDiscovery
- Supervisión
- Gobierno de la información
- Búsqueda y descubrimiento
- Cumplimiento normativo
- Archivado de comunicaciones
Arctera Enterprise Vault resulta especialmente relevante cuando el archivado forma parte de una estrategia mucho más amplia de gobierno de la información.
Cuándo elegir Veritas
Las grandes organizaciones que operan en sectores regulados suelen necesitar algo más que almacenamiento económico a largo plazo.
Los equipos jurídicos, de cumplimiento y de gobierno de la información pueden necesitar un control avanzado sobre cómo se captura, conserva, investiga y finalmente elimina la información.
En estos casos, una plataforma madura orientada al gobierno de la información puede resultar especialmente valiosa.
Consideraciones
La amplitud del ecosistema de Arctera Enterprise Vault también puede implicar más complejidad de la necesaria si el principal objetivo de una organización consiste simplemente en archivar archivos inactivos o reducir el consumo de almacenamiento de producción.
Por ello, el producto específico de Arctera Enterprise Vault que se evalúe debe compararse cuidadosamente con las fuentes de datos reales y los requisitos de gobierno de la organización.
Ideal para: grandes empresas con requisitos avanzados de gobierno de la información, cumplimiento normativo, supervisión y eDiscovery.
3. ComplyKEY SISCIN
Ideal para: análisis de archivos y archivado basado en Azure
SISCIN combina el análisis de datos con el archivado y tradicionalmente se ha centrado en ayudar a las organizaciones a comprender sus entornos de archivos antes de aplicar políticas de almacenamiento y retención.
Este enfoque puede resultar útil porque las empresas suelen tener una visibilidad limitada de la información acumulada en sus sistemas de archivos.
Antes de decidir qué debe archivarse, conservarse o eliminarse, puede ser útil conocer:
- La antigüedad de los archivos
- La propiedad de los archivos
- El volumen de datos
- La información duplicada
- El crecimiento de los datos
- El consumo de almacenamiento
- Los requisitos de retención
Funciones principales
La propuesta de SISCIN incluye funciones relacionadas con:
- Análisis de archivos
- Archivado de datos
- Políticas de retención
- Gestión del almacenamiento
- Gestión de archivos
- Descubrimiento de datos
- Almacenamiento basado en Microsoft Azure
La combinación de análisis y archivado puede resultar especialmente útil cuando una organización necesita comprender primero un gran entorno de datos existente.
Cuándo elegir SISCIN
SISCIN puede resultar atractivo para empresas que ya tienen una inversión importante en el ecosistema cloud de Microsoft y buscan un enfoque de archivado de archivos basado en el análisis previo de los datos.
Consideraciones
Las organizaciones con requisitos multinube más amplios o necesidades extensas de archivado de comunicaciones deben comparar cuidadosamente las fuentes compatibles y los destinos de archivo disponibles con otras alternativas.
Ideal para: organizaciones que buscan análisis de archivos y archivado en la nube dentro de un entorno orientado a Azure.
4. Storagepipe
Ideal para: copias de seguridad gestionadas, retención y recuperación ante desastres
Storagepipe aborda la gestión de datos a largo plazo desde una perspectiva más amplia de infraestructura y protección de datos.
En lugar de funcionar exclusivamente como proveedor de software de archivado en la nube, sus servicios abarcan áreas como las copias de seguridad gestionadas, la recuperación ante desastres y la retención de datos a largo plazo.
Esto puede resultar atractivo para organizaciones que prefieren consolidar varias funciones de protección de infraestructura con un único proveedor gestionado.
Funciones principales
Dependiendo de la configuración del servicio, la oferta más amplia de protección de datos de Storagepipe puede incluir:
- Copias de seguridad de datos
- Retención a largo plazo
- Almacenamiento en la nube
- Recuperación ante desastres
- Protección de infraestructura
- Almacenamiento de archivos
- Servicios gestionados
Cuándo elegir Storagepipe
Las organizaciones suelen evaluar el archivado junto con las copias de seguridad y la recuperación ante desastres porque las tres funciones afectan al mismo entorno de datos.
Un proveedor gestionado puede resultar atractivo cuando los equipos internos de TI no desean administrar cada sistema de forma independiente.
Consideraciones
El archivado y las copias de seguridad no deben considerarse intercambiables.
Si la necesidad empresarial principal es una gestión avanzada del ciclo de vida de los archivos, una recuperación transparente, un análisis profundo de los datos o funciones de descubrimiento para cumplimiento normativo, las organizaciones deben comparar específicamente estas capacidades en lugar de evaluar una plataforma únicamente por su almacenamiento a largo plazo.
Ideal para: empresas que buscan protección de datos gestionada y en las que el archivado forma parte de una estrategia más amplia de copias de seguridad y recuperación ante desastres.
5. Jatheon
Ideal para: archivado de comunicaciones y cumplimiento normativo
Jatheon se centra principalmente en conservar comunicaciones electrónicas para casos de uso relacionados con cumplimiento normativo, eDiscovery y gestión de registros.
Su plataforma abarca múltiples canales de comunicación, por lo que es fundamentalmente diferente de las herramientas centradas principalmente en optimizar el almacenamiento de servidores de archivos.
Las soluciones actuales de Jatheon abarcan áreas como el archivado de correo electrónico, redes sociales, mensajes de texto y chats.
Funciones principales
Dependiendo de la fuente de datos, la plataforma de Jatheon ofrece funciones relacionadas con:
- Archivado de correo electrónico
- Archivado de chats
- Archivado de redes sociales
- Archivado de mensajes de texto
- Búsqueda
- eDiscovery
- Retención
- Cumplimiento normativo
- Solicitudes legales y de registros públicos
Su enfoque multicanal puede resultar especialmente útil para organizaciones cuyos registros empresariales existen cada vez más fuera del correo electrónico tradicional.
Cuándo elegir Jatheon
Jatheon resulta especialmente relevante para sectores regulados y organizaciones del sector público que necesitan conservar comunicaciones en formatos que puedan buscarse posteriormente.
Esto puede incluir:
- Administraciones públicas
- Educación
- Servicios financieros
- Sanidad
- Otras organizaciones reguladas
Consideraciones
El enfoque de Jatheon centrado en las comunicaciones significa que las organizaciones cuyo principal objetivo sea reducir el almacenamiento de sus servidores de archivos o archivar grandes entornos de datos no estructurados también deberían comparar plataformas especializadas en archivado de archivos.
Ideal para: organizaciones cuyo principal requisito de archivado sea conservar correo electrónico, mensajería y otras comunicaciones empresariales.
6. OpenText Retain
Ideal para: retención unificada de comunicaciones
Retain Unified Archiving está diseñado para conservar comunicaciones empresariales procedentes de múltiples plataformas de mensajería y colaboración dentro de un archivo centralizado.
Por ello, su enfoque se acerca más al gobierno de las comunicaciones que a la optimización del almacenamiento empresarial de archivos.
Funciones principales
Tradicionalmente, la plataforma se ha centrado en:
- Archivado de correo electrónico
- Retención de comunicaciones
- Búsqueda y recuperación
- eDiscovery
- Gestión de políticas
- Controles de acceso
- Captura de comunicaciones de múltiples plataformas
Cuándo elegir OpenText Retain
Para las organizaciones que utilizan varias plataformas de comunicación, reunir los mensajes retenidos en un archivo común puede simplificar el descubrimiento y el cumplimiento normativo.
Esto puede resultar especialmente útil durante:
- Procesos de descubrimiento legal
- Investigaciones internas
- Revisiones de cumplimiento normativo
- Solicitudes de registros
- Migraciones de plataformas
Consideraciones
Las empresas deben distinguir entre el archivado de comunicaciones y el archivado más amplio de datos no estructurados.
Si el principal problema consiste en terabytes o petabytes de documentos y archivos inactivos que consumen costoso almacenamiento de producción, un archivo centrado en las comunicaciones puede no resolver el problema de almacenamiento subyacente.
Ideal para: organizaciones que necesitan retención y búsqueda centralizadas en múltiples plataformas de comunicación empresarial.
7. Cohesity
Ideal para: protección de datos, ciberresiliencia y gestión de datos más amplia
Cohesity opera en un ámbito de gestión y protección de datos más amplio que muchas plataformas especializadas exclusivamente en archivado.
Sus tecnologías abarcan áreas como las copias de seguridad, la recuperación, la seguridad y la gestión de datos en infraestructuras empresariales.
Para las organizaciones que desean consolidar distintas funciones de protección de datos, este enfoque de plataforma más amplio puede resultar atractivo.
Funciones principales
La plataforma más amplia de Cohesity incluye áreas relacionadas con:
- Copias de seguridad y recuperación
- Seguridad de los datos
- Ciberresiliencia
- Gestión de datos en la nube
- Movilidad de datos
- Optimización del almacenamiento
- Protección empresarial de datos
Cuándo elegir Cohesity
Cohesity resulta especialmente relevante cuando las necesidades de archivado forman parte de iniciativas más amplias de copias de seguridad, resiliencia frente al ransomware y protección empresarial de datos.
Las grandes organizaciones pueden preferir consolidar estas cargas de trabajo en lugar de operar infraestructuras independientes para cada necesidad.
Consideraciones
Una plataforma amplia de protección de datos no es necesariamente la mejor opción para todos los casos de uso específicos de archivado.
Las organizaciones centradas principalmente en el archivado de archivos, la automatización de políticas de retención o el cumplimiento normativo de comunicaciones deben comparar cuidadosamente esas capacidades concretas.
Ideal para: empresas que buscan una plataforma amplia de gestión y protección de datos en lugar de un producto centrado exclusivamente en el archivado.
¿Qué tipo de plataforma de archivado necesita?
Los productos anteriores muestran por qué comparar software de archivado en la nube únicamente por el número de funciones puede resultar engañoso.
La pregunta más útil es:
¿Qué problema intenta resolver realmente su organización?
Si necesita reducir los costes del almacenamiento primario
Busque plataformas diseñadas específicamente para identificar datos inactivos y trasladarlos fuera del costoso almacenamiento primario.
Entre las funciones importantes se incluyen:
- Archivado basado en políticas
- Recuperación transparente o sencilla
- Análisis de archivos
- Deduplicación
- Búsqueda
- Destinos de archivo flexibles
- Informes de almacenamiento
Para este caso de uso, ShareArchiver resulta especialmente relevante porque su arquitectura se centra en gran medida en los archivos empresariales y los datos no estructurados.
Si el cumplimiento normativo es la prioridad
Priorice:
- Captura de correo electrónico
- Compatibilidad con mensajería instantánea
- Captura de comunicaciones sociales y móviles
- Retención legal
- Supervisión
- eDiscovery
- Registros de auditoría
- Políticas de retención
Plataformas como Jatheon, Veritas y OpenText Retain están más orientadas a estos requisitos de gobierno de las comunicaciones.
Si las copias de seguridad y la recuperación también son prioridades importantes
Considere plataformas más amplias de protección de datos y proveedores de infraestructura gestionada.
Cohesity y Storagepipe abordan el archivado como parte de una estrategia más amplia de gestión o protección de datos.
Si necesita comprender sus datos antes de archivarlos
El análisis de datos puede ser tan importante como el propio almacenamiento de archivos.
Las organizaciones con años de datos acumulados pueden no saber:
- Qué información tienen
- Quién es su propietario
- Qué antigüedad tiene
- Si está duplicada
- Si todavía tiene valor empresarial
- Si alguna normativa exige conservarla
Las plataformas que combinan análisis y archivado pueden ayudar a los equipos de TI a tomar decisiones más informadas sobre la gestión del ciclo de vida de los datos.
Cómo elegir el software de archivado en la nube adecuado
Antes de seleccionar un proveedor, documente sus necesidades reales.
Un proceso de evaluación sencillo puede evitar que una organización adquiera una plataforma muy avanzada que, sin embargo, resuelva el problema equivocado.
1. Identifique los datos que necesita archivar
Empiece haciendo una lista de sus fuentes de datos.
Algunos ejemplos son:
- Servidores de archivos de Windows
- Sistemas NAS
- Microsoft SharePoint
- Microsoft 365
- Correo electrónico
- Aplicaciones de mensajería
- Redes sociales
- Bases de datos
- Copias de seguridad
- Contenido multimedia
No dé por sentado que todas las soluciones empresariales de archivado en la nube admiten todos los tipos de información.
2. Determine por qué necesita archivar esos datos
Los objetivos habituales incluyen:
- Reducir los costes de almacenamiento
- Cumplir requisitos normativos de retención
- Mejorar las búsquedas
- Facilitar procesos de eDiscovery
- Consolidar datos
- Abandonar sistemas heredados
- Reducir el volumen de las copias de seguridad
- Mejorar el gobierno de la información
- Prepararse para una migración a la nube
El objetivo debe determinar la elección de la plataforma.
3. Decida dónde deben almacenarse los datos archivados
Considere si su organización necesita:
- Almacenamiento en una nube pública
- Nube privada
- Suscripciones cloud existentes
- Almacenamiento de archivo local
- Infraestructura híbrida
La soberanía de los datos, las políticas de seguridad y el coste pueden influir en esta decisión.
4. Pruebe la búsqueda y la recuperación
No evalúe un archivo únicamente por la facilidad con la que puede introducirse información en él.
Compruebe también con qué facilidad los usuarios pueden recuperar los datos.
Considere aspectos como:
- Búsqueda de texto completo
- Búsqueda por metadatos
- Permisos
- Rutas originales de los archivos
- Acceso de usuarios
- Búsquedas jurídicas
- Opciones de exportación
- Tiempo de recuperación
La facilidad de uso de un archivo resulta especialmente importante varios años después de su implementación.
5. Evalúe la retención y la eliminación
Un buen gobierno de la información también contempla su eliminación final.
Conservar todos los archivos para siempre puede simplemente recrear el problema original de almacenamiento en una ubicación diferente.
Busque controles de políticas que permitan a la organización determinar:
- Qué se archiva
- Cuándo se archiva
- Durante cuánto tiempo se conserva
- Qué sucede cuando termina el periodo de retención
- Si una retención legal puede impedir la eliminación
6. Considere el coste total de propiedad
El precio del almacenamiento en la nube por sí solo no ofrece una visión completa.
Considere:
- Licencias de software
- Almacenamiento
- Costes de recuperación
- Transferencia de datos
- Implementación
- Administración
- Requisitos de copias de seguridad
- Ahorro en infraestructura existente
- Soporte
- Migración
El nivel de almacenamiento más barato no siempre representa la estrategia de archivado con menor coste total.
Archivado en la nube vs. copia de seguridad en la nube
Comprender la diferencia entre el archivado en la nube y las copias de seguridad en la nube es importante al planificar el almacenamiento y la recuperación de datos a largo plazo.
Las copias de seguridad están orientadas principalmente a la recuperación.
Un sistema de copias de seguridad conserva copias de los datos operativos para que la información o los sistemas puedan restaurarse después de una eliminación, corrupción, fallo de hardware, ataque de ransomware u otro evento disruptivo.
El archivado está orientado principalmente a la gestión de información a largo plazo.
La información archivada suele conservarse porque sigue teniendo valor empresarial, jurídico, histórico o normativo, aunque ya no sea necesaria en los sistemas de producción principales.
Por tanto, una estrategia madura de datos empresariales puede utilizar ambos:
Almacenamiento primario → Copia de seguridad para recuperación → Archivo para retención a largo plazo
Utilizar las copias de seguridad como un archivo indefinido puede hacer que estos entornos crezcan innecesariamente y dificultar la gestión de la información histórica.
¿Cuál es la mejor solución empresarial de archivado en la nube?
No existe una única plataforma de archivado en la nube que sea la mejor para todas las organizaciones.
La solución adecuada depende del tipo de información que se archive y del motivo por el que la organización necesita conservarla.
Para el cumplimiento normativo de las comunicaciones, los productos centrados en la retención de correo electrónico y mensajería pueden ser la opción más adecuada.
Para las organizaciones que desean consolidar copias de seguridad, recuperación y ciberresiliencia, una plataforma más amplia de protección de datos puede tener más sentido.
Sin embargo, para las empresas que tienen dificultades con el rápido crecimiento de sus servidores de archivos y datos no estructurados, las prioridades suelen ser diferentes: reducir el consumo de almacenamiento primario, automatizar las políticas del ciclo de vida de los datos, mantener el acceso a la información histórica y permitir la búsqueda del contenido archivado.
Las organizaciones que se enfrentan a este problema pueden consultar la solución Cloud Archive de ShareArchiver para conocer cómo ShareArchiver aborda el archivado empresarial en la nube, la optimización del almacenamiento, la retención y la recuperación.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una solución de archivado en la nube?
Una solución de archivado en la nube traslada la información que debe conservarse a un entorno de archivo a largo plazo, manteniendo al mismo tiempo la capacidad de buscarla, gestionarla y recuperarla.
Dependiendo del producto, esto puede incluir archivos, documentos, correo electrónico, comunicaciones y otros tipos de información empresarial.
¿Cuál es la diferencia entre el almacenamiento en la nube y el archivado en la nube?
El almacenamiento en la nube es un término amplio que se refiere al almacenamiento de información en infraestructura cloud.
El archivado en la nube añade funciones de gestión del ciclo de vida de la información que debe conservarse a largo plazo. Estas pueden incluir políticas de retención, indexación, búsqueda, eDiscovery, controles de acceso y el traslado automatizado de datos inactivos.
¿Qué debo buscar en un software empresarial de archivado en la nube?
Entre los aspectos más importantes que deben tenerse en cuenta se incluyen:
- Fuentes de datos compatibles
- Búsqueda y recuperación
- Políticas de retención
- Seguridad
- Controles de acceso
- eDiscovery
- Destinos de almacenamiento
- Opciones de implementación
- Integración con la infraestructura existente
- Coste total de propiedad
La importancia de cada factor dependerá del caso de uso de la organización.
¿Puede el archivado en la nube reducir los costes de almacenamiento?
Sí.
Si grandes cantidades de datos inactivos están ocupando almacenamiento primario costoso, trasladar la información adecuada a un almacenamiento de archivo de menor coste puede reducir la cantidad de almacenamiento de alto rendimiento que la organización necesita mantener.
El ahorro real dependerá de la infraestructura existente, el volumen de datos, el destino del archivo, las licencias y los requisitos de recuperación.
¿Es el archivado en la nube lo mismo que una copia de seguridad?
No.
Las copias de seguridad están diseñadas principalmente para restaurar información después de una pérdida de datos o una interrupción.
El archivado está diseñado principalmente para conservar información durante largos periodos, gestionar su ciclo de vida y mantenerla disponible para búsquedas, cumplimiento normativo, procesos legales o necesidades empresariales.
La mayoría de las organizaciones empresariales necesitan ambas soluciones.
¿Se pueden seguir buscando los datos archivados?
Depende de la plataforma.
Las soluciones empresariales de archivado pueden ofrecer búsqueda por metadatos, indexación de texto completo, herramientas de eDiscovery u otras funciones de búsqueda que permitan a los usuarios localizar información archivada sin necesidad de restaurar conjuntos de datos completos.
Las funciones de búsqueda deben evaluarse cuidadosamente al comparar diferentes productos.
¿Durante cuánto tiempo deben archivarse los datos empresariales?
No existe un periodo de retención universal.
La retención debe basarse en las leyes y normativas aplicables, los requisitos contractuales, las políticas internas de gestión de registros y las necesidades reales de la empresa.
Las organizaciones deben evitar asumir que todos los datos deben conservarse indefinidamente.
¿Deben almacenarse los datos archivados en una nube pública?
No necesariamente.
El almacenamiento en la nube pública puede ofrecer escalabilidad y niveles de almacenamiento flexibles, pero algunas organizaciones necesitan infraestructura de nube privada, local o híbrida debido a requisitos de seguridad, normativos, de residencia de datos o de operación.
La plataforma de archivado debe ser compatible con el modelo de implementación que necesite la organización.
¿Listo para encontrar la estrategia de archivado adecuada para sus datos?
Si el crecimiento de los servidores de archivos, los entornos de SharePoint o los datos inactivos está ejerciendo presión sobre su almacenamiento primario, ShareArchiver puede ayudar.
Traslade los datos antiguos a un archivo seguro y con capacidad de búsqueda, manteniendo las políticas de retención, los controles de acceso y la visibilidad a largo plazo. Descubra cómo ShareArchiver facilita el archivado empresarial de archivos y datos no estructurados en entornos locales, cloud e híbridos.