تدرك معظم فرق تكنولوجيا المعلومات أهمية حماية بيانات SharePoint. تكمن المشكلة في أن “الأرشفة” و “النسخ الاحتياطي” غالبًا ما يتم التعامل معها كما لو أنهما يحلان نفس المشكلة.
لا يفعلون.
يحمي SharePoint Backup مؤسستك من فقدان البيانات. أرشفة SharePoint يساعدك على إدارة البيانات غير النشطة وتقليل تكاليف التخزين ودعم سياسات الاحتفاظ والحفاظ على إمكانية الوصول إلى المحتوى القديم دون ترك كل شيء في تخزين SharePoint النشط باهظ الثمن.
عندما يتم الخلط بين الاثنين ، غالبًا ما ينتهي الأمر بالمؤسسات إلى دفع المزيد مقابل التخزين أكثر مما تحتاجه ، وتكافح من أجل استرداد البيانات الهامة أثناء الطلبات القانونية أو طلبات الامتثال ، والاعتماد على أنظمة النسخ الاحتياطي للمهام التي لم يتم تصميمها مطلقًا للتعامل معها.
يشرح هذا الدليل الفرق بين أرشيف SharePoint مقابل النسخ الاحتياطي ، ومتى تستخدم كل واحدة ، وكيفية إنشاء استراتيجية لإدارة البيانات تحمي مؤسستك دون زيادة تكاليف التخزين غير الضرورية.
ا نسخة احتياطية من SharePoint هي لقطة في الوقت المناسب لبياناتك – نسخة تم إنشاؤها حتى تتمكن من استعادة بيئتك إذا حدث خطأ ما. إنه جوهر حماية البيانات القياس الذي يدعم استمرارية الأعمال. تم تصميم النسخ الاحتياطية للتعافي من الكوارث ، بما في ذلك الحوادث التي تسببها خطأ بشري أو تلف البيانات. يجيبون على السؤال: “إذا فقدنا هذه البيانات الآن ، فهل يمكننا استعادتها؟”
النسخ الاحتياطية ضرورية. لكنها تأتي مع قيود لا تتوقعها العديد من فرق تكنولوجيا المعلومات:
- ينموون بسرعة. كل دورة احتياطية تضيف حجمًا. النسخ الاحتياطية اليومية لمركب بيئة SharePoint سعة 10 تيرابايت بسرعة.
- لم يتم بناؤها للاسترجاع. يعد العثور على إصدار معين من مستند معين من ستة أشهر داخل مجموعة احتياطية بطيئًا ومؤلماً. تم إنشاء النسخ الاحتياطية لاستعادة البيانات وليس العثور على الملفات الفردية.
- لا تفي بمتطلبات الامتثال. لا يهتم المنظمون بما إذا كانت النسخة الاحتياطية الخاصة بك قد تم تشغيلها الليلة الماضية. إنهم يهتمون بما إذا كان بإمكانك إنتاج سجلات محددة ، وإثبات عدم العبث بالمستند ، وإثبات أنه تم الاحتفاظ به وفقًا للسياسة.
أرشفة SharePoint هي عملية نقل البيانات غير النشطة – الملفات التي لم يتم الوصول إليها منذ شهور أو سنوات – من تخزين SharePoint الأساسي الخاص بك ، من خلال الأرشفة عبر الإنترنت ، إلى تخزين أرخص ، مع إبقائها سهلة الوصول والبحث.
أرشفة الإجابات على سؤال مختلف: “ما الذي يجب أن نفعله بالبيانات التي لا نستخدمها كل يوم ولكننا ما زلنا بحاجة إلى الاحتفاظ بها؟”
تقوم استراتيجية الأرشفة المنفذة بشكل جيد بثلاثة أشياء:
يقلل من تكاليف التخزين عن طريق نقل البيانات الباردة من التخزين النشط باهظة الثمن إلى طبقات تخزين أرشيفية أكثر فعالية من حيث التكلفة
يحافظ على إمكانية الوصول – لا يزال بإمكان المستخدمين فتح الملفات المؤرشفة ، غالبًا دون معرفة أنه تمت أرشفتها على الإطلاق
يدعم الامتثال – تضمن الأرشفة الاحتفاظ على المدى الطويل بالمحتوى المؤرشف ودعم المتطلبات التنظيمية، بما في ذلك سياسات الاحتفاظ، والحجوزات القانونية، واستعلامات eDiscovery، مما يجعلها أداة امتثال بدلاً من آلية استرداد
مقارنة جنبًا إلى جنب
ميزة | أرشفة | دعم |
|---|---|---|
الغرض الأساسي | الاحتفاظ بالبيانات غير النشطة على المدى الطويل | التعافي من الكوارث واستعادة البيانات |
الوصول إلى البيانات | فوري وسلس (مع أدوات جيدة) | بطيء – يتطلب عملية استعادة |
تكلفة التخزين | مستويات أرشيف منخفضة التكلفة (على سبيل المثال، Azure Blob، S3) | عادة نفس التكلفة أو تكلفة مماثلة للأساسي |
دعم الامتثال | ✅ قوي – يدعم سياسات الاستبقاء والتعليق القانوني و eDiscovery | ⚠️ محدودة – غير مصممة لحفظ السجلات |
ثبات البيانات | ✅ يمكن فرض الدودة (اكتب مرة واحدة، اقرأ الكثير) | يمكن الكتابة فوق النسخ |
قابلية البحث | ✅ حفظ البيانات الوصفية الكاملة (مع الأدوات المناسبة) | ❌ يتطلب استعادة قبل البحث |
يحمي من برامج الفدية | ⚠️ جزئي – يعتمد على تكوين التخزين | ✅ نعم – استعادة نقطة في الوقت |
يحمي من الحذف العرضي | ⚠️ يعتمد على إعداد السياسة | ✅ نعم |
رؤية المستخدم | شفاف (ملفات كعب) أو قبو أرشيف مخفي | غير مرئي للمستخدمين |
المواءمة التنظيمية | ✅ GDPR، HIPAA، SOX، Ediscovery-ready | ❌ ليست مصممة خصيصًا للامتثال |
الخلاصة: أنت بحاجة إلى كليهما – ولكن لأسباب مختلفة تمامًا. يحمي النسخ الاحتياطي من فقدان البيانات. تدير الأرشفة دورة حياة البيانات والتكلفة.
الخطأ الأكثر شيوعًا: التعامل مع النسخ الاحتياطي كأرشيف
إليك ما يحدث عادةً في المؤسسات التي لا تحتوي على استراتيجية أرشفة واضحة:
السنة 1: يملأ SharePoint. يوسع التخزين. تزيد التكلفة ولكن يظل قابلاً للإدارة.
السنة 3: تتقاضى Microsoft 200 دولار / تيرابايت / شهر لتخزين إضافي في SharePoint. تبلغ تكلفة الزيادة البالغة 10 تيرابايت 2000 دولار شهريًا – 24000 دولار سنويًا.
السنة 5: يطلب الفريق القانوني جميع المستندات المتعلقة بمشروع من عام 2021. يحتوي على نسخ احتياطية – ولكن العثور على ملفات محددة على مدار ثلاث سنوات من اللقطات الاحتياطية ، تستغرق أيامًا وليس دقائق. والأسوأ من ذلك ، أنه ليس هناك ما يضمن عدم تعديل المستندات منذ النسخ الاحتياطي.
هذه هي فجوة الأرشفة: البيانات الموجودة ، وتكلف المال للتخزين ، وتخلق مخاطر الامتثال – كل ذلك لأن الأداة المناسبة لم يتم تطبيقها مطلقًا.
عندما تكون الأرشفة مهمة: حالات استخدام الامتثال
لدى فرق الامتثال متطلبات لا يمكن للنسخ الاحتياطي أن تفي بها:
عندما يبدأ التقاضي ، تحتاج الفرق القانونية إلى استرداد مستندات محددة بسرعة ، وإثبات أنها لم يتم تغييرها ، وإثبات سلسلة من الحضانة. يحتفظ الأرشيف المناسب بالبيانات الوصفية وسجلات الوصول والثبات – ولا يوفر أي منها نسخة احتياطية قياسية.
الاحتفاظ باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وحذفها
تتطلب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الاحتفاظ ببيانات معينة لفترات محددة – وحذفها بمجرد انتهاء تلك الفترة. تحتفظ النسخة الاحتياطية بكل شيء إلى أجل غير مسمى ما لم تديره يدويًا. أرشيف مع سياسات الاحتفاظ بأتمتة هذا بشكل صحيح.
لوائح الصناعة
مؤسسات الرعاية الصحية (HIPAA) والتمويل (SOX و FCA) والقطاعات الحكومية جميعها لديها متطلبات الاحتفاظ بالمستندات المقاسة بالسنوات. تم تصميم حلول الأرشيف لهذا ؛ النسخ الاحتياطية ليست كذلك.
حل أرشفة SharePoint الخاص بـ ShareArchiver يعمل من خلال تحديد الملفات غير النشطة بناءً على سياساتك – العمر والحجم ونوع الملف وموقع المجلد – ونقلها إلى مساحة تخزين منخفضة التكلفة مع ترك كعب خفيف الوزن في موقع SharePoint الأصلي.
بالنسبة للمستخدم، لا شيء يتغير. ينقرون على الملف ويفتح. الفرق غير مرئي على السطح ولكنه كبير من حيث التكلفة والامتثال تحته.
القدرات الرئيسية:
أرشفة مدفوعة بالسياسة – تعيين القواعد بناءً على آخر تاريخ تم الوصول إليه أو حجم الملف أو المجلد
لا أدري التخزين – أرشيف إلى Wasabi أو Amazon S3 أو Azure Blob أو التخزين في أماكن العمل
حفظ البيانات الوصفية – يتم الاحتفاظ بجميع البيانات الوصفية لـ SharePoint ، لذلك تظل الملفات قابلة للبحث
دعم eDiscovery – يمكن اكتشاف البيانات المؤرشفة بالكامل عبر أدوات ediscovery الخاصة بـ ShareArchiver
تخزين الدودة – فرض الثبات على الامتثال للمتطلبات القانونية
تقلل المؤسسات التي تستخدم ShareArchiver عادةً من تكاليف تخزين SharePoint بنسبة تصل إلى 80٪ مع الحفاظ على الامتثال الكامل وعدم حدوث أي اضطراب في المستخدمين النهائيين.
بناء استراتيجية إدارة البيانات الخاصة بك
السؤال ليس “الأرشفة أو النسخ الاحتياطي؟” – إنها “كيف نستخدم كليهما بشكل صحيح؟”
إطار عملي:
ابق في مساحة تخزين SharePoint النشطة: الملفات التي تم الوصول إليها في آخر 6-12 شهرًا. وثائق المشروع الحالية. أي شيء في التعاون النشط.
الانتقال إلى تخزين الأرشيف: لم يتم الوصول إلى الملفات في أكثر من 12 شهرًا. ملفات المشروع المكتملة. السجلات التنظيمية التي يجب الاحتفاظ بها ولكن نادرًا ما يتم الوصول إليها.
النسخ الاحتياطي كل شيء: يجب أن تظل إستراتيجية النسخ الاحتياطي الخاصة بك مستقلة عن الأرشفة – فهي تحمي من الحذف العرضي والفساد وبرامج الفدية بغض النظر عن مكان وجود الملف.
الأسئلة الشائعة (الأسئلة الشائعة)
يمكن لأرشفة Microsoft 365 أرشفة مواقع SharePoint بأكملها إلى طبقة تخزين “باردة”. ومع ذلك ، يمكن أن تستغرق إعادة تنشيط المواقع المؤرشفة ما يصل إلى 24 ساعة ، ويتم إزالة المواقع المؤرشفة من فهارس النشر والبحث القياسية. توفر حلول الجهات الخارجية مثل ShareArchiver وصولاً فوريًا وخيارات تخزين مرنة وعدم وجود عقوبات على الإماهة.
لا – ليس مع أرشيف مناسب قائم على الطعن. يبقى ملف كعب في موقع SharePoint الأصلي حتى يتمكن المستخدمون من فتحه. ينتقل محتوى الملف إلى أرشفة التخزين ، لكن التجربة سلسة.
مع ShareArchiver ، نعم. يتم الاحتفاظ بالبيانات الوصفية بالكامل ، لذلك تظل الملفات مفهرسة وقابلة للبحث. تكسر بعض حلول Microsoft الأصلية وأدوات الجهات الخارجية منخفضة الجودة فهرسة البحث – تحقق دائمًا من ذلك قبل تحديد حل.
تدير معظم المؤسسات سياسات الأرشفة بشكل مستمر أو على أساس مجدول (على سبيل المثال ، كل ليلة). تحدد السياسات الملفات المؤهلة تلقائيًا ، لذلك لا تحتاج إلى تحديد ما تريد أرشفته يدويًا.
لا. يزيل الحذف البيانات بشكل دائم. تعمل الأرشفة على نقله إلى مساحة تخزين منخفضة التكلفة حيث يظل متاحًا واسترجاعه. لا يكون الحذف مناسبًا إلا بعد انتهاء فترة الاحتفاظ ولم تعد هناك حاجة للبيانات.
نعم. يدعم ShareArchiver كلاً من SharePoint Online (Microsoft 365) وبيئات SharePoint المحلية ، بالإضافة إلى التكوينات المختلطة.
الخطوات التالية
إذا كانت مؤسستك تدفع مقابل زيادة مساحة تخزين SharePoint ، أو تكافح من أجل استرداد المستندات القديمة للطلبات القانونية ، أو تواجه أسئلة الامتثال حول الاحتفاظ بالبيانات – فالمشكلة دائمًا ما تكون فجوة أرشفة ، وليست فجوة احتياطية.
انظر كيف يعمل حل أرشفة SharePoint الخاص بـ ShareArchiver →
احجز عرضًا تجريبيًا مجانيًا →
احسب وفورات التخزين الخاصة بك →