Die meisten IT-Teams verstehen die Bedeutung des Schutzes von SharePoint-Daten. Das Problem ist, dass „Archivierung“ und „Backup“ oft so behandelt werden, als würden sie dasselbe Problem lösen.
Sie nicht.
Eine SharePoint-Sicherung schützt Ihr Unternehmen vor Datenverlust. SharePoint-Archivierung Hilft Ihnen, inaktive Daten zu verwalten, Speicherkosten zu senken, Aufbewahrungsrichtlinien zu unterstützen und alte Inhalte zugänglich zu halten, ohne alles in teurem aktivem SharePoint-Speicher zu lassen.
Wenn die beiden verwirrt sind, zahlen Unternehmen häufig mehr für die Speicherung als nötig, haben Schwierigkeiten, kritische Daten bei Rechts- oder Compliance-Anfragen abzurufen, und verlassen sich bei Aufgaben, für die sie nie ausgelegt waren, auf Backup-Systeme.
Dieser Leitfaden erklärt den Unterschied zwischen SharePoint-Archiv und Backup, wann jedes einzelne verwendet wird und wie man eine Datenverwaltungsstrategie aufbaut, die Ihr Unternehmen schützt, ohne unnötige Speicherkosten zu erhöhen.
Ein SharePoint-Sicherung ist eine Momentaufnahme Ihrer Daten – eine Kopie, mit der Sie Ihre Umgebung wiederherstellen können, wenn etwas schief geht. Es ist ein Kern Datenschutz Maßnahme, die unterstützt Geschäftskontinuitätein Backups sind für die Notfallwiederherstellung konzipiert, einschließlich Vorfällen, die durch menschlicher Fehler oder Datenbeschädigungein Sie beantworten die Frage: „Wenn wir diese Daten jetzt verlieren, können wir sie zurückbekommen?“
Backups sind unerlässlich. Aber sie kommen mit Einschränkungen, die viele IT-Teams nicht erwarten:
- Sie wachsen schnell. Jeder Sicherungszyklus fügt Volumen hinzu. Tägliche Sicherungen einer 10-TB-SharePoint-Umgebung werden schnell zusammengesetzt.
- Sie sind nicht für den Abruf gebaut. Das Auffinden einer bestimmten Version eines bestimmten Dokuments von vor sechs Monaten in einem Backup-Set ist langsam und schmerzhaft. Backups werden erstellt, um Daten wiederherzustellen und keine einzelnen Dateien zu finden.
- Sie erfüllen die Compliance-Anforderungen nicht. Es ist den Aufsichtsbehörden egal, ob Ihr Backup letzte Nacht ausgeführt wurde. Sie kümmern sich darum, ob Sie spezifische Aufzeichnungen erstellen, beweisen können, dass ein Dokument nicht manipuliert wurde, und zeigen, dass es gemäß den Richtlinien aufbewahrt wurde.
SharePoint-Archivierung Der Prozess des Verschiebens inaktiver Daten – Dateien, auf die seit Monaten oder Jahren nicht zugegriffen wurde – aus Ihrem primären SharePoint-Speicher, durch Online-Archivierung, in einen billigeren Speicher, während sie vollständig zugänglich und durchsuchbar bleiben.
Die Archivierung beantwortet eine andere Frage: „Was sollen wir mit Daten machen, die wir nicht jeden Tag verwenden, aber trotzdem aufbewahren müssen?“
Eine gut implementierte Archivierungsstrategie bewirkt drei Dinge:
Reduziert die Lagerkosten Durch Verschieben von kalten Daten aus teurem, aktivem Speicher in kostengünstigere Archivierungsebenen
Erhält die Zugänglichkeit – Benutzer können archivierte Dateien immer noch öffnen, oft ohne zu wissen, dass sie überhaupt archiviert wurden
Unterstützt Compliance — Die Archivierung stellt die langfristige Aufbewahrung archivierter Inhalte sicher und unterstützt regulatorische Anforderungen, einschließlich Aufbewahrungsrichtlinien, gesetzlicher Bestimmungen und eDiscovery-Anfragen, wodurch sie zu einem Compliance-Tool und nicht zu einem Wiederherstellungsmechanismus werden.
Side-by-Side-Vergleich
Feature | Archivierung | Sicherungskopie |
|---|---|---|
Hauptzweck | Langfristige Aufbewahrung inaktiver Daten | Disaster recovery and data restoration |
Datenzugriff | Sofortig, nahtlos (mit guten Werkzeugen) | Langsam – Erfordert Wiederherstellungsprozess |
Lagerkosten | Low-Cost-Archivstufen (z. B. Azure Blob, S3) | in der Regel gleiche oder ähnliche Kosten wie primär |
Compliance-Unterstützung | ✅ Stark — Unterstützt Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold, eDiscovery | ⚠️ Limitiert – nicht für Aufzeichnungen konzipiert |
Datenunfähigkeit | ✅ Kann Wurm erzwingen (einmal schreiben, viele lesen) | ❌ Kopien können überschrieben werden |
Durchsuchbarkeit | ✅ Vollständige Metadaten (mit geeigneten Werkzeugen) | ❌ Erfordert eine Wiederherstellung vor der Suche |
Schützt vor Ransomware | ⚠️ Teilweise — Abhängig von der Speicherkonfiguration | ✅ JA — Point-in-Time-Wiederherstellung |
Schützt vor versehentlichem Löschen | ⚠️ hängt vom Setup der Richtlinien ab | ✅ Ja |
Sichtbarkeit des Benutzers | Transparente (Stub-Dateien) oder Hidden-Archiv-Tresor | Für Benutzer nicht sichtbar |
Regulierungsausrichtung | ✅ DSGVO, HIPAA, SOX, eDiscovery-ready | ❌ Nicht speziell für die Einhaltung entwickelt |
Das Fazit: Sie brauchen beides – aber aus völlig unterschiedlichen Gründen. Backup schützt vor Datenverlust. Die Archivierung verwaltet den Datenlebenszyklus und die Kosten.
Der häufigste Fehler: Backup als Archiv behandeln
Folgendes geschieht normalerweise in Organisationen ohne klare Archivierungsstrategie:
Jahr 1: SharePoint füllt sich. Es erweitert die Speicherung. Kosten steigen, bleiben aber überschaubar.
Jahr 3: Microsoft berechnet für zusätzlichen SharePoint-Speicher 200 USD / TB / Monat. Ein Überschuss von 10 TB kostet 2.000 USD / Monat – 24.000 USD pro Jahr.
Jahr 5: Legal Team fordert alle Dokumente, die sich auf ein Projekt aus dem Jahr 2021 beziehen. Es enthält Backups – aber Bestimmte Dateien finden Über drei Jahre Backup-Snapshots dauert es Tage, nicht Minuten. Schlimmer noch, es gibt keine Garantie, dass die Dokumente seit der Sicherung nicht geändert wurden.
Dies ist die Lücke in der Archivierung: Daten, die vorhanden sind, die Speicherung von Geld und das Compliance-Risiko verursachen – alles, weil das richtige Tool nie angewendet wurde.
Wenn die Archivierung am wichtigsten ist: Compliance-Anwendungsfälle
Compliance-Teams haben Anforderungen, die Backup einfach nicht erfüllen kann:
Wenn Rechtsstreitigkeiten beginnen, müssen Rechtsteams bestimmte Dokumente schnell abrufen, beweisen, dass sie nicht geändert wurden, und eine Kette von Sorgerecht demonstrieren. Ein ordnungsgemäßes Archiv pflegt Metadaten, Zugriffsprotokolle und Unveränderlichkeit – keines von denen ein Standard-Backup bereitstellt.
DSGVO-Aufbewahrung und Löschung
Die DSGVO verlangt, dass Sie bestimmte Daten für definierte Zeiträume aufbewahren und diese nach Ablauf dieser Frist löschen. Eine Sicherung hält alles unbegrenzt, es sei denn, Sie verwalten es manuell. Ein Archiv mit Aufbewahrungsrichtlinien automatisiert dies korrekt.
Branchenvorschriften
Gesundheitsorganisationen (HIPAA), Finanzen (SOX, FCA) und Regierungssektoren verfügen alle über Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten, die in Jahren gemessen wurden. Hierfür sind Archivlösungen konzipiert; Backups sind nicht.
SharePoint-Archivierungslösung von ShareArchiver Funktioniert, indem inaktive Dateien anhand Ihrer Richtlinien identifiziert werden – Alter, Größe, Dateityp, Ordnerspeicherort – und Verschieben in einen kostengünstigeren Speicher, während ein leichtgewichtiger Stub am ursprünglichen SharePoint-Speicherort belassen wird.
Für den Benutzer ändert sich nichts. Sie klicken auf die Datei, sie wird geöffnet. Der Unterschied ist an der Oberfläche unsichtbar, aber in Bezug auf Kosten und Compliance darunter signifikant.
Schlüsselfunktionen:
Richtliniengesteuerte Archivierung — Legen Sie Regeln basierend auf dem Datum, der Dateigröße oder dem Ordner fest
Lagerung agnostisch — Archiv in Wasabi, Amazon S3, Azure Blob oder On-Premises-Speicher
Metadatenerhaltung — Alle SharePoint-Metadaten bleiben erhalten, so bleiben Dateien durchsuchbar
E-Discovery-Unterstützung — Archivierte Daten sind vollständig auffindbar eDiscovery-Tools von ShareArchiver
Wurmspeicher — Durchsetzung der Unveränderlichkeit für die Einhaltung von Prüfungs- und gesetzlichen Anforderungen
Unternehmen, die ShareArchiver verwenden, senken die Kosten für SharePoint-Speicherung in der Regel um bis zu 80 %, während die vollständigen Compliance und keine Unterbrechung der Endbenutzer beibehalten werden.
Aufbau Ihrer Datenverwaltungsstrategie
Die Frage lautet nicht „Archivierung oder Sicherung?“ – Es ist „Wie verwenden wir beide richtig?“
Ein praktischer Rahmen:
Im aktiven SharePoint-Speicher: Dateien in den letzten 6–12 Monaten aufgerufen. Aktuelle Projektdokumente. alles in aktiver Zusammenarbeit.
Zum Archivspeicher wechseln: Dateien in mehr als 12 Monaten nicht aufgerufen. fertige Projektdateien. Regulierungsunterlagen, die aufbewahrt werden müssen, aber selten aufgerufen werden.
Alles sichern: Ihre Backup-Strategie sollte unabhängig von der Archivierung bleiben – sie schützt vor versehentlichem Löschen, Korruption und Ransomware, unabhängig davon, wo die Datei lebt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Microsoft 365 Archive kann ganze SharePoint-Sites in einer „kalten“ Speicherebene archivieren. Das Reaktivieren archivierter Websites kann jedoch bis zu 24 Stunden dauern, und archivierte Websites werden aus den Copilot- und Standard-Suchindizes entfernt. Lösungen von Drittanbietern wie ShareArchiver bieten sofortigen Zugriff, flexible Speichermöglichkeiten und keine Rehydratisierungsstrafen.
Nein – nicht mit einem geeigneten Archiv basierend. Eine Stub-Datei verbleibt am ursprünglichen SharePoint-Speicherort, sodass Benutzer sie weiterhin öffnen können. Der Dateiinhalt wird in den Archivspeicher verschoben, aber die Erfahrung ist nahtlos.
Mit Sharearchiver, ja. Die Metadaten bleiben vollständig erhalten, so bleiben die Dateien indiziert und durchsuchbar. Einige native Microsoft-Lösungen und minderwertige Tools von Drittanbietern beeinträchtigen die Suchindexierung – überprüfen Sie dies immer, bevor Sie eine Lösung auswählen.
Die meisten Organisationen führen die Archivierungsrichtlinien kontinuierlich oder geplant (z. B. nächtlich) durch. Richtlinien identifizieren berechtigte Dateien automatisch, sodass Sie nicht manuell auswählen müssen, was archiviert werden soll.
Nr. Das Löschen entfernt Daten dauerhaft. Die Archivierung versetzt es in einen kostengünstigeren Speicher, wo es zugänglich und abrufbar bleibt. Die Löschung ist erst nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist angemessen und die Daten werden nicht mehr benötigt.
Ja. ShareArchiver unterstützt sowohl SharePoint Online (Microsoft 365) als auch lokale SharePoint-Umgebungen sowie Hybridkonfigurationen.
Nächste Schritte
Wenn Ihre Organisation für Überschreitungen in SharePoint-Speicherung, Schwierigkeiten beim Abrufen alter Dokumente für rechtliche Anfragen oder Konformitätsfragen zur Datenspeicherung zahlt, ist das Problem fast immer eine Lücke in der Archivierung, nicht eine Sicherungslücke.
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