La plupart des équipes informatiques comprennent l’importance de protéger les données de SharePoint. Le problème est que l’« archivage » et la « sauvegarde » sont souvent traités comme s’ils résolvaient le même problème.
Ils ne le font pas.
Une sauvegarde SharePoint protège votre organisation contre la perte de données. Archivage SharePoint Vous aide à gérer les données inactives, à réduire les coûts de stockage, à prendre en charge les politiques de rétention et à garder le contenu ancien accessible sans tout laisser dans un stockage SharePoint actif coûteux.
Lorsque les deux sont confus, les organisations finissent souvent par payer plus pour le stockage qu’elles n’en ont besoin, ont du mal à récupérer des données critiques lors des demandes légales ou de conformité, et en s’appuyant sur des systèmes de sauvegarde pour des tâches qu’elles n’ont jamais été conçues pour gérer.
Ce guide explique la différence entre SharePoint Archive vs Backup, quand utiliser chacun d’eux et comment créer une stratégie de gestion des données qui protège votre entreprise sans augmenter les coûts de stockage inutiles.
Un SharePoint backup est un snapshot ponctuel de vos données, une copie réalisée afin que vous puissiez restaurer votre environnement en cas de problème. C’est un noyau Protection des données mesure qui prend en charge continuité des affaires. Les sauvegardes sont conçues pour la reprise après sinistre, y compris les incidents causés par erreur humaine ou alors Corruption des données. Ils répondent à la question : « Si nous perdons ces données en ce moment, pouvons-nous les récupérer? »
Les sauvegardes sont essentielles. Mais ils s’accompagnent de limitations que de nombreuses équipes informatiques n’anticipent pas :
- Ils grandissent vite. Chaque cycle de sauvegarde ajoute du volume. Les sauvegardes quotidiennes d’un environnement SharePoint de 10 To se composent rapidement.
- Ils ne sont pas conçus pour être récupérés. Trouver une version spécifique d’un document spécifique datant de six mois dans un jeu de sauvegarde est lent et douloureux. Les sauvegardes sont conçues pour restaurer les données, et non pour trouver des fichiers individuels.
- Ils ne satisfont pas aux exigences de conformité. Les régulateurs ne se soucient pas de savoir si votre sauvegarde a fonctionné hier soir. Ils se soucient de savoir si vous pouvez produire des enregistrements spécifiques, prouver qu’un document n’a pas été falsifié et démontrer qu’il a été conservé conformément à la politique.
Archivage SharePoint est le processus de transfert de données inactives – des fichiers qui n’ont pas été consultés depuis des mois ou des années – de votre stockage principal SharePoint, via l’archivage en ligne, vers un stockage moins cher, tout en le gardant entièrement accessible et consultable.
L’archivage répond à une autre question : « Que devrions-nous faire avec les données que nous n’utilisons pas tous les jours, mais que nous devons encore conserver ? »
Une stratégie d’archivage bien mise en œuvre fait trois choses :
Réduit les coûts de stockage En déplaçant des données froides du stockage actif coûteux vers des niveaux de stockage d’archives plus rentables
Maintient l’accessibilité — Les utilisateurs peuvent toujours ouvrir des fichiers archivés, souvent sans savoir qu’ils ont été archivés.
Supports compliance — L’archivage garantit la conservation à long terme du contenu archivé et prend en charge les exigences réglementaires, y compris les politiques de rétention, les blocages légaux et les requêtes eDiscovery, ce qui en fait un outil de conformité plutôt qu’un mécanisme de récupération.
Comparaison côte à côte
Fonctionnalité | archivage | sauvegarder |
|---|---|---|
objectif principal | Conservation à long terme des données inactives | Récupération après sinistre et restauration des données |
Accès aux données | Instantané, sans couture (avec un bon outillage) | Lent — Requiert le processus de restauration |
Coût de stockage | Niveaux d’archives à faible coût (par exemple, Azure Blob, S3) | Coût généralement identique ou similaire pour le primaire |
Assistance de conformité | ✅ Strong — Soutient les politiques de rétention, la conservation légale, l’eDiscovery | ⚠️ Limité — Non conçu pour la tenue de dossiers |
Immuabilité des données | ✅ Peut appliquer le ver (écrire une fois, lire plusieurs) | ❌ Les copies peuvent être écrasées |
possibilités de recherche | ✅ Métadonnées complètes conservées (avec les outils appropriés) | ❌ Nécessite une restauration avant la recherche |
Protège contre les ransomwares | ⚠️ Partiellement – dépend de la configuration du stockage | ✅ Oui : restauration ponctuelle |
Protège contre la suppression accidentelle | ⚠️ Dépend de la configuration de la politique | ✅ Oui |
Visibilité des utilisateurs | Vault d’archives transparents (fichiers stub) ou masqués | Non visible pour les utilisateurs |
Alignement réglementaire | ✅ GDPR, HIPAA, SOX, prêt à la découverte | ❌ Non conçu pour la conformité |
La ligne du bas : Vous avez besoin des deux, mais pour des raisons complètement différentes. La sauvegarde protège contre la perte de données. L’archivage gère le cycle de vie et le coût des données.
L’erreur la plus courante : traiter la sauvegarde comme une archive
Voici ce qui se passe généralement dans les organisations sans stratégie d’archivage claire :
Année 1 : SharePoint se remplit. Il étend le stockage. Le coût augmente mais reste gérable.
Année 3 : Microsoft facture 200 $/TB/mois pour un stockage SharePoint supplémentaire. Un dépassement de 10 To coûte 2 000 $/mois, soit 24 000 $ par année.
Année 5 : L’équipe juridique demande tous les documents relatifs à un projet à partir de 2021. Elle a des sauvegardes, mais Recherche de fichiers spécifiques Sur trois ans d’instantanés de sauvegarde, il faut des jours, et non des minutes. Pire, rien ne garantit que les documents n’ont pas été modifiés depuis la sauvegarde.
Il s’agit de l’écart d’archivage : les données qui existent, coûtent de l’argent à stocker et créent un risque de conformité, tout cela parce que le bon outil n’a jamais été appliqué.
Lors de l’archivage le plus important : les cas d’utilisation de la conformité
Les équipes de conformité ont des exigences auxquelles la sauvegarde ne peut tout simplement pas répondre :
Lorsque le litige commence, les équipes juridiques doivent récupérer rapidement des documents spécifiques, prouver qu’elles n’ont pas été modifiées et faire preuve d’une chaîne de traçabilité. Une archive appropriée conserve les métadonnées, les journaux d’accès et l’immuabilité, ce qui n’est pas fourni par une sauvegarde standard.
Rétention et suppression du RGPD
Le RGPD vous oblige à conserver certaines données pour des périodes définies et à les supprimer une fois cette période terminée. Une sauvegarde conserve tout indéfiniment à moins que vous ne le gérez manuellement. Une archive avec des politiques de rétention automatise cela correctement.
Règlement de l’industrie
Les organisations de soins de santé (HIPAA), les finances (SOX, FCA) et les secteurs gouvernementaux ont tous des exigences de rétention de documents mesurées en années. Les solutions d’archives sont conçues pour cela ; Les sauvegardes ne le sont pas.
Solution d’archivage SharePoint SharePoint de ShareArchiver Fonctionne en identifiant les fichiers inactifs en fonction de vos stratégies (âge, taille, type de fichier, emplacement du dossier) et en les déplaçant vers un stockage à moindre coût tout en laissant un talon léger à l’emplacement SharePoint d’origine.
Pour l’utilisateur, rien ne change. Ils cliquent sur le fichier, il s’ouvre. La différence est invisible en surface mais importante en termes de coût et de conformité en dessous.
Principales capacités :
Archivage axé sur les politiques — Définissez des règles en fonction de la date, de la taille ou du dossier du dernier accès
Agnostique de stockage — Archiver vers Wasabi, Amazon S3, Azure BLOB ou stockage local
Préservation des métadonnées — Toutes les métadonnées de SharePoint sont conservées, de sorte que les fichiers restent consultables
Prise en charge d’eDiscovery — Les données archivées sont entièrement détectables via Partager les outils eDiscovery de ShareArchiver
stockage des vers — Renforcer l’immuabilité en matière de conformité avec les exigences d’audit et les exigences légales
Les organisations utilisant ShareArchiver réduisent généralement les coûts de stockage de SharePoint jusqu’à 80 % tout en maintenant une conformité totale et une interruption de zéro pour les utilisateurs finaux.
Construire votre stratégie de gestion des données
La question n’est pas « Archivage ou sauvegarde ? » — C’est « Comment utilisons-nous les deux correctement ? »
Un cadre pratique :
Conserver dans le stockage SharePoint actif : Fichiers consultés au cours des 6 à 12 derniers mois. Documents de projet actuels. tout ce qui est en collaboration active.
Déplacer vers le stockage d’archives : Fichiers non consultés dans plus de 12 mois. Fichiers de projet terminés. Dossiers réglementaires qui doivent être conservés mais rarement accessibles.
Tout sauvegarder : Votre stratégie de sauvegarde doit rester indépendante de l’archivage. Elle protège contre la suppression accidentelle, la corruption et le rançon, quel que soit l’endroit où vit le fichier.
Foire aux questions (FAQ)
Microsoft 365 Archive peut archiver des sites SharePoint entiers vers un niveau de stockage « à froid ». Cependant, la réactivation des sites archivés peut prendre jusqu’à 24 heures et les sites archivés sont supprimés de CoPilot et d’index de recherche standard. Les solutions tierces comme ShareArciver offrent un accès instantané, des choix de stockage flexibles et aucune pénalité de réhydratation.
Non, pas avec une archive basée sur le coup de pied. Un fichier stub reste à l’emplacement SharePoint d’origine afin que les utilisateurs puissent toujours l’ouvrir. Le contenu du fichier passe à l’archivage du stockage, mais l’expérience est transparente.
Avec ShareArchiver, oui. Les métadonnées sont entièrement conservées, de sorte que les fichiers restent indexés et consultables. Certaines solutions natives de Microsoft et des outils tiers de moindre qualité cassent l’indexation de la recherche. Vérifiez toujours cela avant de sélectionner une solution.
La plupart des organisations exécutent des politiques d’archivage en continu ou sur une base planifiée (par exemple, tous les soirs). Les stratégies identifient automatiquement les fichiers éligibles, vous n’avez donc pas besoin de sélectionner manuellement les éléments à archiver.
Non. La suppression supprime définitivement les données. L’archivage le déplace vers un stockage à moindre coût là où il reste accessible et récupérable. La suppression n’est appropriée qu’après l’expiration d’une période de conservation et que les données ne sont plus nécessaires.
Oui. ShareArchiver prend en charge les environnements SharePoint Online (Microsoft 365) et les environnements SharePoint sur site, ainsi que les configurations hybrides.
Prochaines étapes
Si votre organisation paie pour les dépassements de stockage SharePoint, a du mal à récupérer des documents pour les demandes légales ou des questions de conformité concernant la conservation des données, le problème est presque toujours une lacune d’archivage, et non une lacune de sauvegarde.
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