Solution d’archivage SharePoint pour le stockage Microsoft 365

ShareArchiver est une solution d’archivage SharePoint qui transfère automatiquement les fichiers SharePoint inactifs vers un stockage d’archives moins coûteux, tout en les laissant accessibles depuis SharePoint et OneDrive. Les organisations peuvent réduire leurs coûts de stockage Microsoft 365 jusqu’à 80 %, sans changer la façon dont les utilisateurs recherchent et ouvrent leurs fichiers.

Conçue pour les équipes informatiques confrontées à une croissance rapide des données SharePoint Online, ShareArchiver associe l’archivage au niveau des fichiers, l’automatisation fondée sur des règles, un choix flexible de stockage et un accès transparent pour les utilisateurs. La solution allège l’environnement SharePoint, tout en le maintenant consultable et conforme, et offre aux administrateurs un meilleur contrôle sur l’emplacement et le coût des données.

Analyser

Identifiez le contenu SharePoint inactif selon son ancienneté, son utilisation et vos règles métier.

Archiver

Transférez les fichiers SharePoint inactifs vers des niveaux de stockage d’archives moins coûteux.

Gouverner

Appliquez des politiques de conservation, de conformité et de gestion des documents.

Récupérer

Accédez immédiatement aux fichiers SharePoint archivés depuis leur emplacement d’origine.

Réduisez les coûts de stockage SharePoint Online sans perturber les utilisateurs

De nombreuses organisations sous-estiment la vitesse à laquelle les coûts de stockage SharePoint augmentent.

Et ce coût ne concerne que le stockage.

SharePoint Online inclut une capacité de stockage par locataire, calculée selon vos licences Microsoft 365. À mesure que la collaboration se développe, les chargements de documents, l’historique des versions, l’activité Microsoft Teams et les modifications quotidiennes des fichiers augmentent tous l’espace utilisé. Une fois la capacité incluse épuisée, l’achat de stockage SharePoint supplémentaire peut représenter une dépense récurrente importante.

De nombreuses organisations continuent ainsi de payer un stockage haut de gamme pour des fichiers anciens et des contenus obsolètes rarement consultés. ShareArchiver repère ce contenu inactif et le transfère vers un stockage moins coûteux, ce qui réduit le volume de données actives dans SharePoint Online sans modifier l’expérience utilisateur.

À environ 200 $ par To et par mois pour du stockage supplémentaire, 5 To peuvent coûter près de 12 000 $ par an, et 25 To jusqu’à 60 000 $. L’archivage des fichiers SharePoint inactifs permet de réaliser d’importantes économies avant que la croissance du stockage n’alourdisse les budgets, les sauvegardes, l’indexation de la recherche et les performances du site.

Qu’est-ce qu’une solution d’archivage SharePoint ?

Une solution d’archivage SharePoint sépare les contenus actifs des contenus inactifs. Les fichiers actifs restent dans le stockage SharePoint principal, tandis que les éléments à archiver sont transférés vers une couche de stockage à froid moins coûteuse ou une plateforme de stockage externe. L’objectif est de réduire les coûts sans supprimer les données métier ni compliquer l’accès aux contenus archivés.

Contrairement à un simple projet de migration ou de suppression, l’archivage en ligne applique des règles réutilisables au contenu SharePoint. Les administrateurs peuvent gérer les données selon l’ancienneté du fichier, sa dernière activité, sa taille, son type, l’emplacement du dossier et les exigences métier.

Archivage au niveau des fichiers individuels

L’archivage au niveau des fichiers permet d’archiver un ou plusieurs fichiers sans mettre un site entier hors ligne. ShareArchiver peut repérer les fichiers inactifs au sein de sites SharePoint actifs et ne transférer que les contenus qui répondent aux critères définis. Cette précision est particulièrement utile lorsqu’un site reste utilisé au quotidien mais contient plusieurs années de données inactives.

Archivage de sites SharePoint entiers

L’archivage au niveau du site convient aux sites SharePoint inactifs qui ne servent plus à la collaboration quotidienne. Un site entier peut être géré différemment des sites actifs, mais de nombreuses organisations ont besoin de combiner l’archivage par site et par fichier. ShareArchiver privilégie un contrôle fondé sur des règles au niveau des fichiers, tout en conservant l’accès via la structure SharePoint existante.

ShareArchiver face à Microsoft 365 Archive

Microsoft 365 Archive offre un archivage natif des sites et des fichiers dans SharePoint. Les contenus archivés sont déplacés vers une couche de stockage Microsoft moins coûteuse et restent soumis aux contrôles de sécurité, de conservation et de conformité de Microsoft. La fonctionnalité se gère depuis le Centre d’administration SharePoint par les administrateurs SharePoint ou globaux ; lorsque l’archivage au niveau des fichiers est activé, les utilisateurs disposant d’autorisations de modification peuvent également archiver les fichiers admissibles.

Les fichiers archivés nativement restent visibles, mais doivent être réactivés avant de pouvoir être ouverts. Cette réactivation peut prendre jusqu’à 24 heures. Certaines expériences — notamment certaines versions de Word, PowerPoint Online, OneDrive et Microsoft Teams — présentent également des limitations avec les fichiers archivés.

Délai de « réhydratation » pouvant atteindre 24 heures pour les fichiers archivés depuis plus de 7 jours.
Tarification à l’usage, avec frais de restauration ($/Go) pour accéder à vos propres données.
Les sites archivés sont souvent absents de la recherche standard et de Copilot.
Principalement au niveau du site ; l’archivage de fichiers individuels peut être complexe.
Les utilisateurs peuvent rencontrer des erreurs « Accès refusé » ou 423 sur les sites archivés.
L’archivage dépend des utilisateurs et des propriétaires de données, qui décident des éléments à archiver.

Accès instantané à la demande : aucun délai pour « réactiver » les fichiers.
Abonnement prévisible, sans frais cachés lors de la restauration des fichiers.
Préservation complète des métadonnées : les fichiers restent consultables et faciles à retrouver.
Précision au niveau des fichiers : archivez exactement ce qui est nécessaire et conservez le reste.
Pointeurs transparents : les utilisateurs ouvrent les fichiers archivés comme s’ils n’avaient jamais été déplacés.
Archivage piloté par des règles définies par l’administrateur, pour préserver la productivité des utilisateurs.

Ce qui distingue ShareArchiver
des autres solutions

Wasabi, Amazon S3, Azure ou stockage sur site
Analyse avancée des données et rapports
Accès transparent depuis SharePoint
Explorateur de fichiers ShareArchiver
Conçu pour la gouvernance et l’eDiscovery
Accès transparent via OneDrive et SharePoint

SharePoint seul

Généralement limité à Azure
Rapports de base
Varie selon la mise en œuvre
Souvent indisponible
Fonctionnalités limitées
Données archivées non accessibles à la demande

La meilleure approche dépend du délai de récupération requis, du responsable du stockage, des applications utilisées et du besoin d’un archivage automatisé fondé sur des règles.

Choisissez où stocker vos données SharePoint archivées

ShareArchiver est indépendant du fournisseur de stockage. Les contenus archivés peuvent être transférés vers Wasabi, Amazon S3, Azure Blob Storage, une infrastructure sur site ou un environnement hybride. Cette liberté permet de choisir le stockage d’archives selon le prix, la résidence des données, les exigences de conformité et l’infrastructure existante.

Le recours à une plateforme externe évite également d’enfermer la stratégie d’archivage dans un cloud unique. Chaque référentiel peut ainsi être aligné sur les besoins opérationnels et de gestion des documents, tout en conservant une visibilité centralisée sur les données archivées.

Pourquoi les organisations choisissent ShareArchiver

Analyses avancées pour un archivage plus intelligent

ShareArchiver fournit des analyses et des visualisations qui mettent en évidence les fichiers inactifs, les bibliothèques en forte croissance, l’accumulation des versions et les éléments à forte valeur à archiver. Ces informations aident les équipes informatiques à prendre des décisions fondées sur les données au lieu de deviner quels fichiers SharePoint doivent être déplacés.

Accès via SharePoint, OneDrive et Microsoft Teams

Les fichiers archivés restent visibles à leur emplacement d’origine et sont accessibles depuis SharePoint et OneDrive sans installer de logiciel client. Cet accès transparent réduit les besoins de formation, les demandes d’assistance et les perturbations des flux de travail existants. Les contenus affichés dans les expériences Microsoft Teams connectées restent intégrés à l’environnement Microsoft 365 familier.

Accès aux contenus archivés en dehors de SharePoint

Les administrateurs et utilisateurs autorisés peuvent également parcourir les fichiers archivés dans l’Explorateur de fichiers ShareArchiver. Cette voie d’accès supplémentaire renforce la résilience opérationnelle et évite que l’archive ne dépende d’une seule application frontale.

Préservez les métadonnées, les autorisations et l’historique des versions

Un déplacement de données classique peut créer des silos ou nuire à la recherche en supprimant des métadonnées SharePoint essentielles. ShareArchiver conserve des informations telles que les champs Créé par et Date de modification, les colonnes personnalisées et l’historique des versions. Un pointeur léger reste à l’emplacement d’origine avec les métadonnées nécessaires pour que les utilisateurs, la recherche SharePoint et Microsoft 365 Copilot puissent retrouver le fichier.

La conservation des métadonnées et des autorisations est essentielle lors de l’archivage du contenu SharePoint. Elle soutient la gouvernance, réduit les risques d’exposition des données et aide les utilisateurs autorisés à trouver la bonne information sans parcourir un coffre d’archives inconnu.

Conservation, eDiscovery et conformité

ShareArchiver répond aux exigences de conservation, de recherche et de gouvernance des données en maintenant la visibilité et le contrôle des contenus archivés. Les politiques et étiquettes de conservation, les informations d’audit et une attribution claire des responsabilités doivent faire partie de toute stratégie d’archivage SharePoint.

Les données archivées restent consultables grâce aux fonctionnalités d’eDiscovery de ShareArchiver, ce qui aide les équipes à répondre aux audits, aux demandes de recherche juridique et aux exigences de conformité. Cette approche gouvernée évite de conserver chaque document dans le stockage actif ou de compter sur des suppressions accidentelles pour réduire l’encombrement.

L’archivage SharePoint n’est pas une sauvegarde

L’archivage gère le cycle de vie et le coût des contenus inactifs. La sauvegarde protège les données actives et archivées contre la corruption, la perte de données et la suppression accidentelle. La conservation définit la durée pendant laquelle les informations doivent être gardées, tandis que la suppression les élimine définitivement lorsqu’elle est autorisée.

Ces mécanismes répondent à des objectifs différents. Une stratégie complète de gestion des données peut utiliser l’archivage pour optimiser le stockage, la sauvegarde pour restaurer les données et les politiques de conservation pour respecter les obligations légales et métier.

Lisez le guide complet sur l’archivage SharePoint et la sauvegarde.

Migrez les données d’un serveur de fichiers vers SharePoint sans gonfler le stockage

La migration de données d’un serveur de fichiers vers SharePoint peut être lente et coûteuse lorsque des années de contenus inactifs consomment la capacité de stockage du locataire. ShareArchiver peut ingérer ces données dans une archive sécurisée et publier à la demande des pointeurs légers dans SharePoint.

Ces pointeurs recréent l’arborescence de dossiers existante, tandis que les données réelles restent dans un stockage moins coûteux. Les utilisateurs conservent un accès familier depuis SharePoint sans déplacer chaque téraoctet vers le stockage SharePoint Online premium.

À qui s’adresse ShareArchiver ?

ShareArchiver s’adresse aux organisations dont l’utilisation du stockage Microsoft 365 augmente, qui disposent de volumes importants de fichiers anciens, d’une infrastructure hybride, d’exigences strictes de conformité ou qui ont besoin d’accéder rapidement aux contenus archivés. La solution offre aux équipes informatiques, de gouvernance et de gestion documentaire un cadre commun pour contrôler les données SharePoint sur les sites actifs et inactifs.

À la clé : une baisse des coûts de stockage SharePoint, une meilleure visibilité sur les données, des sauvegardes et synchronisations plus rapides, une gouvernance renforcée et un impact minimal sur les utilisateurs. Les organisations peuvent réduire jusqu’à 90 % la taille des collections de sites tout en gardant les fichiers visibles et accessibles.

FAQ

Comment fonctionne l’archivage SharePoint ?

ShareArchiver repère les données SharePoint inactives selon des règles définies, transfère les contenus d’origine vers un stockage moins coûteux et laisse un pointeur léger dans SharePoint afin de garantir un accès transparent.

L’archivage SharePoint peut-il être automatisé ?

Oui. Les administrateurs peuvent définir des règles d’archivage selon l’ancienneté, l’activité, la taille et le type des fichiers, l’emplacement des dossiers ainsi que d’autres critères métier.

Puis-je choisir où stocker les fichiers SharePoint archivés ?

Oui. Les options prises en charge comprennent Wasabi, Amazon S3, Azure Blob Storage, le stockage sur site et les environnements hybrides.

Les utilisateurs remarqueront-ils qu’un fichier a été archivé ?

Les fichiers restent visibles à leur emplacement d’origine dans SharePoint et OneDrive. Un clic sur le pointeur permet de récupérer le contenu d’origine sans installer de logiciel client supplémentaire.

ShareArchiver préserve-t-il les métadonnées et la recherche ?

Oui. ShareArchiver préserve les métadonnées SharePoint, les colonnes personnalisées et l’historique des versions, afin que les fichiers archivés restent accessibles via les outils habituels de recherche et de gouvernance.

Comment ShareArchiver réduit-il les coûts de stockage ?

La solution transfère les fichiers inactifs du stockage principal premium vers une couche d’archivage moins coûteuse. Elle réduit ainsi la quantité de stockage SharePoint supplémentaire que l’organisation doit acheter.

ShareArchiver convient-il aux environnements SharePoint hybrides ?

Oui. ShareArchiver prend en charge le stockage d’archives dans le cloud, sur site et en mode hybride. Les organisations peuvent ainsi aligner l’emplacement des données sur leurs contraintes de coût, de conformité et d’infrastructure.

ShareArchiver peut-il migrer les données d’un serveur de fichiers vers SharePoint ?

Oui. La solution peut préserver l’arborescence de dossiers familière à l’aide de pointeurs SharePoint légers, tout en stockant les données de fichiers sous-jacentes dans un stockage d’archives moins coûteux.