SharePoint-Archivierungslösung für Microsoft 365-Speicher

ShareArchiver ist eine SharePoint-Archivierungslösung, die inaktive SharePoint-Dateien automatisch in kostengünstigeren Archivspeicher verschiebt. Die Dateien bleiben dabei direkt über SharePoint und OneDrive zugänglich. So können Unternehmen ihre Speicherkosten in Microsoft 365 um bis zu 80 % senken, ohne die gewohnte Suche und den Zugriff auf Dateien zu verändern.

ShareArchiver wurde für IT-Teams entwickelt, die schnell wachsende Datenmengen in SharePoint Online verwalten. Die Lösung verbindet Archivierung auf Dateiebene, richtlinienbasierte Automatisierung, flexible Speicherziele und nahtlosen Benutzerzugriff. Dadurch bleibt die SharePoint-Umgebung schlank, durchsuchbar und compliance-konform, während Administratoren mehr Kontrolle über Speicherort und Kosten erhalten.

Analysieren

Inaktive SharePoint-Inhalte anhand von Alter, Nutzung und Geschäftsregeln identifizieren

Archivieren

Inaktive SharePoint-Dateien in kostengünstigere Archivspeicherklassen verschieben

Steuern

Richtlinien für Aufbewahrung, Compliance und Records Management anwenden

Abrufen

Archivierte SharePoint-Dateien nahtlos am ursprünglichen Speicherort öffnen

SharePoint-Online-Speicherkosten senken ohne Benutzer zu beeinträchtigen

Viele Unternehmen unterschätzen, wie schnell die Speicherkosten in SharePoint steigen.

Und dabei geht es nur um die Speicherkosten.

SharePoint Online umfasst ein mandantenweites Speicherkontingent, das sich nach Ihrer Microsoft-365-Lizenzierung richtet. Mit zunehmender Zusammenarbeit steigen auch Dokument-Uploads, Versionsverläufe, Aktivitäten in Microsoft Teams und alltägliche Dateiänderungen – und damit der gesamte Speicherverbrauch. Sobald das enthaltene Kontingent ausgeschöpft ist, kann zusätzlicher SharePoint-Speicher zu erheblichen laufenden Kosten führen.

Viele Unternehmen zahlen weiterhin Premiumpreise für alte Dateien und veraltete Inhalte, auf die kaum noch zugegriffen wird. ShareArchiver erkennt diese inaktiven Inhalte und verschiebt sie in günstigeren Speicher. Dadurch sinkt der aktive Speicherverbrauch in SharePoint Online, während die gewohnte Benutzererfahrung erhalten bleibt.

Bei rund 200 US-Dollar pro TB und Monat für zusätzlichen Speicher können 5 TB etwa 12.000 US-Dollar pro Jahr kosten; bei 25 TB sind es bis zu 60.000 US-Dollar jährlich. Die Archivierung inaktiver SharePoint-Dateien kann deutliche Einsparungen erzielen, bevor das Datenwachstum Budgets, Backups, Suchindizierung und Website-Performance belastet.

Was ist eine SharePoint-Archivierungslösung?

Eine SharePoint-Archivierungslösung trennt aktive von inaktiven Inhalten. Aktive Dateien verbleiben im primären SharePoint-Speicher, während geeignete Archivkandidaten in kostengünstigeren Cold Storage oder auf eine externe Speicherplattform verschoben werden. Ziel ist es, Speicherkosten zu senken, ohne Geschäftsdaten zu löschen oder den Zugriff auf archivierte Inhalte zu erschweren.

Anders als bei einer einmaligen Migration oder Löschaktion wendet die Online-Archivierung wiederholbare Richtlinien auf SharePoint-Inhalte an. Administratoren können Daten anhand von Dateialter, letzter Aktivität, Dateigröße, Dateityp, Ordnerpfad und geschäftlichen Anforderungen verwalten.

Archivierung auf Dateiebene für einzelne Dateien

Mit der Archivierung auf Dateiebene lassen sich einzelne oder mehrere Dateien archivieren, ohne eine gesamte Website offline zu nehmen. ShareArchiver erkennt inaktive Dateien innerhalb aktiver SharePoint-Websites und verschiebt nur Inhalte, die die festgelegten Kriterien erfüllen. Das ist besonders nützlich, wenn eine Website weiterhin für aktuelle Arbeit genutzt wird, aber zugleich jahrelang gewachsene Altdaten enthält.

Archivierung auf Website-Ebene und ganzer SharePoint-Websites

Die Archivierung auf Website-Ebene eignet sich für inaktive SharePoint-Websites, die nicht mehr für die tägliche Zusammenarbeit benötigt werden. Ganze Websites können anders behandelt werden als aktive Websites; viele Unternehmen benötigen jedoch sowohl Optionen auf Website- als auch auf Dateiebene. ShareArchiver konzentriert sich auf die richtlinienbasierte Steuerung einzelner Dateien und erhält gleichzeitig den Zugriff über die bestehende SharePoint-Struktur.

ShareArchiver im Vergleich zu Microsoft 365 Archive

Microsoft 365 Archive ermöglicht die native Archivierung auf Website- und Dateiebene innerhalb von SharePoint. Archivierte Inhalte werden in eine kostengünstigere Microsoft-Speicherklasse verschoben und unterliegen weiterhin den Sicherheits-, Aufbewahrungs- und Compliance-Kontrollen von Microsoft. Die Verwaltung erfolgt im SharePoint Admin Center durch SharePoint- oder globale Administratoren. Wenn die Archivierung auf Dateiebene aktiviert ist, können Benutzer mit Bearbeitungsberechtigung auch geeignete Einzeldateien archivieren.

Nativ archivierte Dateien bleiben sichtbar, müssen jedoch reaktiviert werden, bevor sich ihre Inhalte öffnen lassen. Die Reaktivierung kann bis zu 24 Stunden dauern. Zudem gelten bei archivierten Dateien Einschränkungen in einigen Anwendungen und Diensten, darunter bestimmte Versionen von Word, PowerPoint Online, OneDrive und Microsoft Teams.

Bis zu 24 Stunden Reaktivierungszeit bei Dateien, die länger als 7 Tage archiviert sind.
Nutzungsabhängige Abrechnung plus Wiederherstellungsgebühren ($/GB) für den Zugriff auf eigene Daten.
Archivierte Websites sind in der Standardsuche und in Copilot häufig nicht sichtbar.
Vorwiegend websitebasiert; die Archivierung einzelner Dateien kann komplex sein.
Benutzer können bei archivierten Websites auf „Zugriff verweigert“ oder Fehler 423 stoßen.
Von Benutzern und Datenverantwortlichen gesteuert: Sie entscheiden, was archiviert wird.

Sofortiger Zugriff bei Bedarf – ohne Wartezeit, bis Dateien „reaktiviert“ sind.
Planbares Abonnement ohne versteckte Gebühren für die Wiederherstellung von Dateien.
Vollständiger Erhalt der Metadaten; Dateien bleiben durchsuchbar und auffindbar.
Präzise Archivierung auf Dateiebene: Archivieren Sie genau die benötigten Inhalte.
Nahtlose Stub-Dateien: Benutzer öffnen archivierte Dateien wie gewohnt.
Administratoren steuern die richtlinienbasierte Archivierung und entlasten dadurch die Benutzer.

Was ShareArchiver auszeichnet

Wasabi, Amazon S3, Azure, On-Premises
Erweiterte Datenanalyse und Berichterstattung
Nahtloser Zugriff über SharePoint
ShareArchiver File Explorer
Für Governance und eDiscovery entwickelt
Nahtloser Zugriff über OneDrive/SharePoint

SharePoint allein

In der Regel nur Azure
Grundlegende Berichte
Abhängig von der Implementierung
Häufig nicht verfügbar
Begrenzter Funktionsumfang
Archivierte Daten sind nicht sofort bei Bedarf zugänglich

Welcher Ansatz der richtige ist, hängt davon ab, wie schnell Dateien abgerufen werden müssen, wer den Speicher kontrolliert, welche Anwendungen die Benutzer benötigen und ob das Unternehmen eine automatisierte, richtlinienbasierte Archivierung braucht.

Speicherort für archivierte SharePoint-Daten frei wählen

ShareArchiver ist speicherunabhängig. Archivierte Inhalte können in Wasabi, Amazon S3, Azure Blob Storage, On-Premises-Speicher oder eine hybride Speicherumgebung verschoben werden. So können Unternehmen ihren Archivspeicher nach Preis, Datenresidenz, Compliance-Anforderungen und vorhandener Infrastruktur auswählen.

Eine externe Speicherplattform verhindert außerdem, dass die Archivierungsstrategie an eine einzige Cloud gebunden ist. Unternehmen können jedes Repository an ihren betrieblichen Anforderungen und den Vorgaben des Records Management ausrichten und behalten zugleich eine zentrale Sicht auf alle archivierten Daten.

Warum sich Unternehmen für ShareArchiver entscheiden

Erweiterte Analysen für eine intelligentere Archivierung

ShareArchiver bietet Analysen und Datenvisualisierungen, die inaktive Dateien, schnell wachsende Bibliotheken, übermäßige Versionsverläufe und besonders geeignete Archivkandidaten sichtbar machen. Diese Einblicke helfen IT-Teams, fundierte Entscheidungen zu treffen, statt zu schätzen, welche SharePoint-Dateien verschoben werden sollten.

Zugriff über SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams

Archivierte Dateien bleiben an ihrem ursprünglichen Speicherort sichtbar und können über SharePoint und OneDrive geöffnet werden, ohne Clientsoftware zu installieren. Dieser nahtlose Zugriff reduziert Schulungsaufwand, Supportanfragen und Unterbrechungen bestehender Arbeitsabläufe. Inhalte, die in verbundenen Microsoft-Teams-Umgebungen angezeigt werden, bleiben Teil der vertrauten Microsoft-365-Oberfläche.

Zugriff auf archivierte Inhalte außerhalb von SharePoint

Autorisierte Administratoren und Benutzer können archivierte Dateien außerdem über den ShareArchiver File Explorer durchsuchen. Dieser zusätzliche Zugriffsweg stärkt die betriebliche Ausfallsicherheit und stellt sicher, dass das Archiv nicht von einer einzigen Frontend-Anwendung abhängig ist.

Metadaten, Berechtigungen und Versionsverlauf erhalten

Herkömmliche Datenverschiebungen können Silos schaffen oder die Auffindbarkeit beeinträchtigen, wenn wichtige SharePoint-Metadaten verloren gehen. ShareArchiver erhält Angaben wie „Erstellt von“, Änderungsdatum, benutzerdefinierte Spalten und Versionsverlauf. Eine schlanke Stub-Datei verbleibt am ursprünglichen Speicherort und enthält die Metadaten, die Benutzer, die SharePoint-Suche und Microsoft 365 Copilot zum Auffinden der Datei benötigen.

Der Erhalt von Metadaten und Berechtigungen ist bei der Archivierung von SharePoint-Inhalten unverzichtbar. Er unterstützt die Governance, verringert das Risiko einer Datenoffenlegung und hilft autorisierten Benutzern, die richtigen Informationen zu finden, ohne ein unbekanntes Archiv durchsuchen zu müssen.

Aufbewahrung, eDiscovery und Compliance

ShareArchiver unterstützt Anforderungen an Datenaufbewahrung, eDiscovery und Governance, indem die Sichtbarkeit und Kontrolle über archivierte Inhalte erhalten bleibt. Aufbewahrungsrichtlinien, Aufbewahrungsbezeichnungen, Auditinformationen und eindeutig definierte Verantwortlichkeiten sollten Bestandteil jeder SharePoint-Archivierungsstrategie sein.

Archivierte Daten bleiben über die eDiscovery-Funktionen von ShareArchiver durchsuchbar. So können Teams effizient auf Audits, rechtliche Offenlegungsverfahren und Compliance-Anfragen reagieren. Das ist eine kontrollierte Alternative dazu, jeden Datensatz im aktiven Speicher zu belassen oder zur Bereinigung auf versehentliches Löschen zu setzen.

SharePoint-Archivierung ist nicht dasselbe wie ein Backup

Archivierung steuert den Lebenszyklus und die Kosten inaktiver Inhalte. Ein Backup schützt aktive und archivierte Daten vor Beschädigung, Datenverlust und versehentlichem Löschen. Aufbewahrungsregeln legen fest, wie lange Informationen gespeichert werden müssen; eine Löschung entfernt sie dauerhaft, sobald dies zulässig ist.

Diese Maßnahmen lösen unterschiedliche Probleme. Eine vollständige Datenmanagementstrategie kann Archivierung zur Speicheroptimierung, Backups zur Wiederherstellung und Aufbewahrungsrichtlinien zur Erfüllung rechtlicher und geschäftlicher Pflichten kombinieren.

Lesen Sie den vollständigen Leitfaden: SharePoint-Archivierung vs. Backup.

Dateiserverdaten ohne unnötigen Speicherverbrauch nach SharePoint migrieren

Die Migration von Dateiserverdaten nach SharePoint kann langsam und kostspielig sein, wenn jahrelang angesammelte inaktive Inhalte das Speicherkontingent des Mandanten belegen. ShareArchiver kann Dateiserverdaten in ein sicheres Archiv übernehmen und bei Bedarf schlanke Stub-Dateien in SharePoint bereitstellen.

Die Stub-Dateien bilden die vorhandene Ordnerstruktur nach, während die eigentlichen Daten in kostengünstigerem Speicher verbleiben. Benutzer erhalten den vertrauten Zugriff über SharePoint, ohne jedes Terabyte in teuren SharePoint-Online-Speicher verschieben zu müssen.

Für wen eignet sich ShareArchiver?

ShareArchiver eignet sich für Unternehmen mit wachsendem Microsoft-365-Speicherverbrauch, großen Mengen älterer Dateien, hybrider Infrastruktur, strengen Compliance-Anforderungen oder dem Bedarf an schnellem Zugriff auf archivierte Inhalte. Die Lösung bietet IT-, Governance- und Records-Management-Teams einen gemeinsamen Rahmen zur Steuerung von SharePoint-Daten in aktiven und inaktiven Websites.

Das Ergebnis: niedrigere SharePoint-Speicherkosten, bessere Datentransparenz, schnellere Backups und Synchronisierungen, stärkere Governance und minimale Beeinträchtigungen für Benutzer. Unternehmen können die Größe von Websitesammlungen um bis zu 90 % reduzieren, während Dateien sichtbar und zugänglich bleiben.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert die SharePoint-Archivierung?

ShareArchiver erkennt inaktive SharePoint-Daten anhand festgelegter Richtlinien, verschiebt die Originalinhalte in kostengünstigeren Speicher und hinterlässt für einen nahtlosen Zugriff eine schlanke Stub-Datei in SharePoint.

Lässt sich die SharePoint-Archivierung automatisieren?

Ja. Administratoren können Archivierungsrichtlinien anhand von Dateialter, Aktivität, Größe, Typ, Ordnerpfad und weiteren geschäftlichen Regeln definieren.

Kann ich den Speicherort für archivierte SharePoint-Dateien selbst wählen?

Ja. Unterstützt werden unter anderem Wasabi, Amazon S3, Azure Blob Storage, On-Premises-Speicher und hybride Umgebungen.

Bemerken Benutzer, wenn eine Datei archiviert wurde?

Die Dateien bleiben für Benutzer an ihrem ursprünglichen Speicherort in SharePoint und OneDrive sichtbar. Ein Klick auf die Stub-Datei ruft den Originalinhalt ab, ohne dass separate Clientsoftware erforderlich ist.

Erhält ShareArchiver Metadaten und Durchsuchbarkeit?

Ja. ShareArchiver erhält SharePoint-Metadaten, benutzerdefinierte Spalten und den Versionsverlauf, sodass archivierte Dateien über vertraute Such- und Governance-Workflows auffindbar bleiben.

Wie senkt ShareArchiver die Speicherkosten?

Die Lösung verschiebt inaktive Dateien aus dem teuren Primärspeicher in eine günstigere Archivspeicherklasse. Dadurch muss das Unternehmen weniger zusätzlichen SharePoint-Speicher erwerben.

Eignet sich ShareArchiver für hybride SharePoint-Umgebungen?

Ja. ShareArchiver unterstützt Cloud-, On-Premises- und hybride Archivspeicher. So können Unternehmen den Speicherort ihrer Daten an Kosten-, Compliance- und Infrastrukturanforderungen ausrichten.

Kann ShareArchiver Dateiserverdaten nach SharePoint migrieren?

Ja. Die vertraute Ordnerstruktur kann mithilfe schlanker SharePoint-Stub-Dateien erhalten bleiben, während die zugrunde liegenden Dateidaten in kostengünstigerem Archivspeicher liegen.

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