Solución de archivado de SharePoint para almacenamiento de Microsoft 365

ShareArchiver es una solución de archivado para SharePoint que mueve automáticamente los archivos inactivos a un almacenamiento de archivo de menor coste, manteniéndolos accesibles desde SharePoint y OneDrive. Las organizaciones pueden reducir hasta un 80 % los costes de almacenamiento de Microsoft 365 sin cambiar la forma en que los usuarios buscan y abren sus archivos.

Diseñado para equipos de TI que gestionan datos de SharePoint Online en rápido crecimiento, ShareArchiver combina el archivado a nivel de archivo, la automatización basada en políticas, opciones de almacenamiento flexibles y un acceso fluido para los usuarios. Ayuda a mantener el entorno de SharePoint optimizado, consultable y conforme a la normativa, al tiempo que ofrece a los administradores un mayor control sobre la ubicación y el coste de los datos.

Analizar

Identifique el contenido inactivo de SharePoint según su antigüedad, uso y las reglas de negocio.

Archivar

Mueva los archivos inactivos de SharePoint a niveles de almacenamiento de archivo de menor coste.

Gestionar

Aplique políticas de retención, cumplimiento normativo y gestión de registros.

Recuperar

Acceda sin interrupciones a los archivos archivados de SharePoint desde sus ubicaciones originales.

Reduzca los costes de almacenamiento de SharePoint Online sin interrumpir a los usuarios

La mayoría de las organizaciones no son conscientes de lo rápido que crecen los costes de almacenamiento de SharePoint.

Y ese coste corresponde únicamente al almacenamiento.

SharePoint Online incluye una cuota de almacenamiento para el tenant basada en sus licencias de Microsoft 365. A medida que aumenta la colaboración, las cargas de documentos, el historial de versiones, la actividad de Microsoft Teams y los cambios diarios en los archivos incrementan el uso total del almacenamiento. Una vez agotada la capacidad incluida, el almacenamiento adicional de SharePoint puede convertirse en un coste recurrente considerable.

Muchas organizaciones siguen pagando tarifas elevadas por archivos antiguos y contenido obsoleto al que rara vez se accede. ShareArchiver identifica este contenido inactivo y lo traslada a un almacenamiento más económico, lo que reduce el espacio utilizado en SharePoint Online sin alterar la experiencia de los usuarios.

Con un precio aproximado de 200 USD por TB al mes para el almacenamiento adicional, 5 TB pueden costar unos 12.000 USD al año y 25 TB pueden alcanzar los 60.000 USD anuales. Archivar los archivos inactivos de SharePoint puede generar un ahorro importante antes de que el crecimiento del almacenamiento afecte a los presupuestos, las copias de seguridad, la indexación de búsquedas y el rendimiento de los sitios.

¿Qué es una solución de archivado de SharePoint?

Una solución de archivado de SharePoint separa el contenido activo del inactivo. Los archivos activos permanecen en el almacenamiento principal de SharePoint, mientras que los candidatos a archivado se trasladan a un nivel de almacenamiento en frío de menor coste o a una plataforma de almacenamiento externa. El objetivo es reducir los costes de almacenamiento sin eliminar datos empresariales ni dificultar la recuperación del contenido archivado.

A diferencia de un simple proyecto de migración o eliminación, el archivado en línea aplica políticas repetibles al contenido de SharePoint. Los administradores pueden gestionar los datos según la antigüedad del archivo, la última actividad, el tamaño, el tipo de archivo, la ubicación de la carpeta y los requisitos del negocio.

Archivado a nivel de archivo para archivos individuales

El archivado a nivel de archivo permite archivar uno o varios archivos sin desconectar un sitio completo. ShareArchiver puede identificar archivos inactivos dentro de sitios activos de SharePoint y trasladar solo el contenido que cumple los criterios. Esta precisión resulta útil cuando un sitio sigue respaldando el trabajo actual, pero contiene años de datos inactivos.

Archivado de sitios completos de SharePoint

El archivado a nivel de sitio es adecuado para sitios de SharePoint inactivos que ya no se utilizan en la colaboración diaria. Un sitio completo puede tratarse de forma distinta a los sitios activos, aunque muchas organizaciones necesitan opciones tanto a nivel de sitio como de archivo. ShareArchiver se centra en el control a nivel de archivo basado en políticas y conserva el acceso mediante la estructura existente de SharePoint.

ShareArchiver frente a Microsoft 365 Archive

Microsoft 365 Archive ofrece archivado nativo a nivel de sitio y de archivo dentro de SharePoint. El contenido archivado se traslada a un nivel de almacenamiento de Microsoft de menor coste y sigue sujeto a los controles de seguridad, retención y cumplimiento de Microsoft. Se administra desde el Centro de administración de SharePoint por administradores de SharePoint o administradores globales; cuando está habilitado el archivado a nivel de archivo, los usuarios con permisos de edición también pueden archivar archivos individuales aptos.

Los archivos archivados de forma nativa siguen visibles, pero deben reactivarse antes de poder abrir su contenido. La reactivación puede tardar hasta 24 horas, y algunas experiencias —incluidas determinadas versiones de Word, PowerPoint Online, OneDrive y Microsoft Teams— presentan limitaciones con los archivos archivados.

Hasta 24 horas de espera para «rehidratar» archivos de más de 7 días.
Pago por uso + cargos de restauración (USD/GB) para acceder a sus propios datos.
Los sitios archivados suelen quedar ocultos en las búsquedas estándar y Copilot.
Principalmente a nivel de sitio; archivar archivos individuales puede resultar complejo.
Los usuarios encuentran errores «Acceso denegado» o 423 en los sitios archivados.
Los usuarios y propietarios de datos deciden qué archivar.

Acceso instantáneo y bajo demanda. No espere a que los archivos se «reactiven».
Suscripción predecible. Sin costes ocultos por restaurar archivos.
Conservación completa de metadatos. Los archivos siguen siendo consultables y fáciles de localizar.
Precisión a nivel de archivo. Archive exactamente lo que necesite y deje el resto.
Marcadores transparentes. Los usuarios abren los archivos archivados como si nunca se hubieran movido.
Archivado dirigido por el administrador y basado en políticas, que mejora la productividad de los usuarios.

En qué se diferencia
ShareArchiver

Wasabi, Amazon S3, Azure y almacenamiento local
Análisis avanzado de datos e informes
Acceso fluido desde SharePoint
ShareArchiver File Explorer
Diseñado para la gobernanza y la localización
Acceso fluido desde OneDrive/SharePoint

SharePoint por sí solo

Normalmente, solo Azure
Informes básicos
Varía según la implementación
A menudo no disponible
Alcance limitado
Datos archivados sin acceso bajo demanda

El enfoque adecuado depende de la rapidez con la que deban recuperarse los archivos, de quién controle el almacenamiento, de las aplicaciones que utilicen los usuarios y de si la organización necesita un archivado automatizado basado en políticas.

Elija dónde almacenar los datos archivados de SharePoint

ShareArchiver es independiente del proveedor de almacenamiento. El contenido archivado puede trasladarse a Wasabi, Amazon S3, Azure Blob Storage, almacenamiento local o un entorno híbrido. Esta libertad permite a las organizaciones elegir el almacenamiento de archivo según el precio, la residencia de los datos, los requisitos de cumplimiento y la infraestructura existente.

Utilizar una plataforma de almacenamiento externa también evita que la estrategia de archivado quede ligada a una sola nube. Las organizaciones pueden adaptar cada repositorio a sus necesidades operativas y de gestión de registros, manteniendo una visibilidad centralizada de los datos archivados.

Por qué las organizaciones eligen ShareArchiver

Análisis avanzado para un archivado más inteligente

ShareArchiver ofrece análisis y visualizaciones de datos que muestran los archivos inactivos, las bibliotecas que crecen con rapidez, un historial de versiones excesivo y los candidatos de mayor valor para el archivado. Esta información ayuda a los equipos de TI a tomar decisiones fundamentadas en lugar de adivinar qué archivos de SharePoint deben trasladarse.

Acceso desde SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams

Los archivos archivados permanecen visibles en su ubicación original y se puede acceder a ellos desde SharePoint y OneDrive sin instalar software cliente. Este acceso fluido reduce la formación, las solicitudes de soporte y las interrupciones en los flujos de trabajo existentes. El contenido mostrado a través de experiencias conectadas de Microsoft Teams sigue formando parte del entorno familiar de Microsoft 365.

Acceso al contenido archivado fuera de SharePoint

Los administradores y usuarios autorizados también pueden explorar los archivos archivados mediante ShareArchiver File Explorer. Esta vía de acceso adicional mejora la resiliencia operativa y evita que el archivo dependa de una única aplicación de interfaz.

Conserve metadatos, permisos e historial de versiones

El movimiento tradicional de datos puede crear silos o dificultar las búsquedas al eliminar metadatos importantes de SharePoint. ShareArchiver conserva información como «Creado por», «Fecha de modificación», las columnas personalizadas y el historial de versiones. El marcador ligero permanece en la ubicación original con los metadatos que necesitan los usuarios, la búsqueda de SharePoint y Microsoft 365 Copilot para encontrar el archivo.

Conservar los metadatos y los permisos es esencial al archivar contenido de SharePoint. Favorece la gobernanza, reduce la exposición de datos y ayuda a los usuarios autorizados a encontrar la información correcta sin tener que explorar un repositorio de archivo desconocido.

Retención, eDiscovery y cumplimiento normativo

ShareArchiver respalda los requisitos de retención de datos, eDiscovery y gobernanza al mantener la visibilidad y el control del contenido archivado. Las políticas y etiquetas de retención, la información de auditoría y una titularidad bien definida deben formar parte de toda estrategia de archivado de SharePoint.

Los datos archivados siguen siendo consultables mediante las funciones de eDiscovery de ShareArchiver, lo que ayuda a los equipos a responder a auditorías, procesos de descubrimiento legal y solicitudes de cumplimiento. Es una alternativa gobernada a mantener todos los registros en el almacenamiento activo o confiar en eliminaciones accidentales para reducir el desorden.

El archivado de SharePoint no es lo mismo que una copia de seguridad

El archivado gestiona el ciclo de vida y el coste del contenido inactivo. Las copias de seguridad protegen los datos activos y archivados frente a daños, pérdida de datos y eliminación accidental. La retención determina cuánto tiempo debe conservarse la información, mientras que la eliminación la borra de forma permanente cuando está permitido.

Estos controles resuelven problemas diferentes. Una estrategia completa de gestión de datos puede utilizar el archivado para optimizar el almacenamiento, las copias de seguridad para la recuperación y las políticas de retención para cumplir las obligaciones legales y empresariales.

Lea la guía completa sobre archivado y copias de seguridad de SharePoint.

Migre datos de servidores de archivos a SharePoint sin inflar el almacenamiento

Migrar datos de un servidor de archivos a SharePoint puede ser lento y costoso cuando años de contenido inactivo consumen la cuota de almacenamiento del tenant. ShareArchiver puede incorporar los datos del servidor de archivos a un archivo seguro y publicar bajo demanda marcadores ligeros en SharePoint.

Los marcadores reproducen la estructura de carpetas existente mientras los datos reales permanecen en un almacenamiento de menor coste. Los usuarios obtienen el acceso familiar de SharePoint sin trasladar cada terabyte al almacenamiento premium de SharePoint Online.

¿Para quién es ShareArchiver?

ShareArchiver es idóneo para organizaciones con un uso creciente del almacenamiento de Microsoft 365, grandes volúmenes de archivos antiguos, infraestructura híbrida, requisitos estrictos de cumplimiento o necesidad de acceder rápidamente al contenido archivado. Proporciona a los equipos de TI, gobernanza y gestión de registros un marco común para controlar los datos de SharePoint en sitios activos e inactivos.

El resultado es un menor coste de almacenamiento de SharePoint, mayor visibilidad de los datos, copias de seguridad y sincronizaciones más rápidas, una gobernanza más sólida y mínimas interrupciones para los usuarios. Las organizaciones pueden reducir hasta un 90 % el tamaño de las colecciones de sitios sin dejar de mantener los archivos visibles y accesibles.

Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona el archivado de SharePoint?

ShareArchiver identifica datos inactivos de SharePoint mediante políticas, traslada el contenido original a un almacenamiento de menor coste y deja un marcador ligero en SharePoint para mantener un acceso fluido.

¿Se puede automatizar el archivado de SharePoint?

Sí. Los administradores pueden definir políticas de archivado según la antigüedad, la actividad, el tamaño y el tipo de archivo, la ubicación de la carpeta y otras reglas del negocio.

¿Puedo elegir dónde se almacenan los archivos archivados de SharePoint?

Sí. Las opciones compatibles incluyen Wasabi, Amazon S3, Azure Blob Storage, almacenamiento local y entornos híbridos.

¿Notarán los usuarios cuándo se archiva un archivo?

Los usuarios siguen viendo los archivos en sus ubicaciones originales de SharePoint y OneDrive. Al hacer clic en un marcador, recuperan el contenido original sin necesidad de instalar otro software cliente.

¿Conserva ShareArchiver los metadatos y la capacidad de búsqueda?

Sí. ShareArchiver conserva los metadatos de SharePoint, las columnas personalizadas y el historial de versiones para que los archivos archivados sigan siendo localizables mediante los flujos habituales de búsqueda y gobernanza.

¿Cómo reduce ShareArchiver los costes de almacenamiento?

Traslada los archivos inactivos del almacenamiento principal premium a un nivel de archivo más económico, lo que reduce el almacenamiento adicional de SharePoint que la organización necesita contratar.

¿Es ShareArchiver adecuado para entornos híbridos de SharePoint?

Sí. ShareArchiver admite almacenamiento de archivo en la nube, local e híbrido, lo que permite adaptar la ubicación de los datos a los costes y a los requisitos de cumplimiento e infraestructura.

¿Puede ShareArchiver migrar datos de servidores de archivos a SharePoint?

Sí. Puede conservar la estructura de carpetas habitual mediante marcadores ligeros de SharePoint, mientras almacena los datos subyacentes en un almacenamiento de archivo de menor coste.