أرشف مستندات الأعمال غير النشطة، وخفّف الضغط على وحدات التخزين الأساسية، مع إبقاء المعلومات المهمة قابلة للبحث والوصول باستخدام ShareArchiver.
يساعد ShareArchiver المؤسسات على إدارة الأحجام المتزايدة من المستندات والبيانات غير المهيكلة من خلال أرشفة المستندات وفق السياسات، والبحث المتقدم، وخيارات التخزين المرنة، وضوابط الاحتفاظ طويل الأمد.
فهم عمر المستندات وأنماط استخدامها ومتطلبات الاحتفاظ بها
نقل المستندات غير النشطة إلى تخزين طويل الأمد
تطبيق سياسات الاحتفاظ والوصول وإدارة السجلات
البحث عن المستندات التاريخية والوصول إليها بسرعة
أتمت حركة المستندات القديمة أو غير النشطة استنادًا إلى قواعد مثل عمر الملف وموقعه ومتطلبات الأعمال الأخرى، بدلًا من الاعتماد على إدارة المستندات يدويًا.
حافظ على إمكانية البحث في المستندات المؤرشفة بعد نقلها من التخزين الأساسي. ويساعد البحث في النص الكامل والبيانات الوصفية المستخدمين على العثور بسرعة على الملفات التاريخية والسجلات الرقمية عند الحاجة.
احمِ المعلومات الحساسة باستخدام التشفير والمصادقة وضوابط الوصول القائمة على الأدوار، بحيث لا يتمكن من الوصول إلى مستندات الأعمال المحمية إلا الموظفون المصرّح لهم.
اختر وجهة الأرشيف الملائمة لبنيتك التحتية. يدعم ShareArchiver استراتيجيات الأرشفة السحابية والمحلية والهجينة لتوفير تخزين مرن طويل الأمد.
تتجاوز أرشفة المستندات مجرد نقل الملفات القديمة إلى مساحة تخزين أقل تكلفة. فحل الأرشفة المناسب يخفّف الضغط على التخزين، ويحافظ على الوصول إلى المعلومات القيّمة، ويساعد على إدارة المستندات طوال دورة حياتها.
انقل المستندات غير النشطة بعيدًا عن تخزين الإنتاج مرتفع التكلفة مع إبقائها متاحة عند الحاجة.
طبّق سياسات احتفاظ متسقة على مستندات الأعمال، واحتفظ بالسجلات وفق المتطلبات القانونية والتنظيمية والتشغيلية.
يوفّر البحث المركزي وصولًا أسهل إلى المستندات المؤرشفة من دون تصفح خوادم الملفات أو المجلدات أو أنظمة التخزين القديمة يدويًا.
استخدم التشفير والمصادقة والوصول الآمن والأذونات لحماية البيانات الحساسة والمعلومات المهمة.
أدر أحجامًا كبيرة من المستندات من دون الحاجة إلى توسيع التخزين الأساسي مرتفع التكلفة باستمرار.
يمكن لـ ShareArchiver استخدام ملفات بديلة صغيرة الحجم، بحيث تظل الملفات المؤرشفة ظاهرة في مواقعها الأصلية، بينما يُخزَّن محتواها الفعلي في الأرشيف ويُسترجع عند الحاجة.
ينبغي أن تبدأ عملية أرشفة المستندات الناجحة بتدقيق البيئة الحالية. وعلى المؤسسة تحديد المعلومات المخزنة، ومواقعها، ومدى تكرار الوصول إليها، ومتطلبات الاحتفاظ التي تنطبق عليها.
يمكن مسح المستندات الورقية الواجب الاحتفاظ بها وتحويلها إلى صيغ رقمية وفهرستها إلى جانب المستندات الرقمية الحالية. وبعد إنشاء الأرشيف، ينبغي مراجعة السياسات وجداول الاحتفاظ بانتظام مع تغيّر متطلبات الأعمال أو الامتثال.
وبعد ذلك يستطيع ShareArchiver أتمتة جزء كبير من عملية الأرشفة المستمرة.
حلّل بيئات الملفات لتحديد المستندات غير النشطة التي لم تعد بحاجة إلى البقاء على وحدات تخزين عالية الأداء.
حدّد القواعد التي تقرر الملفات المطلوب أرشفتها وموعد نقلها.
انقل الملفات المستوفية للشروط إلى تخزين أرشيفي سحابي أو محلي أو هجين، مع الإبقاء على فهرستها لتسهيل البحث.
تظل المستندات المؤرشفة متاحة لاستخدامات الأعمال وإدارة السجلات والطلبات التنظيمية والتحقيقات والاكتشاف الإلكتروني (eDiscovery).
قد تحتاج المؤسسات إلى الاحتفاظ بملفات PDF ومستندات Microsoft Office وجداول البيانات والعقود والمستندات القانونية والسجلات المالية وسجلات الموظفين والسجلات الضريبية والصور والمستندات الممسوحة ضوئيًا وغيرها من ملفات الأعمال.
توفّر الأرشفة الرقمية للمستندات بيئة منضبطة لتخزين المستندات بأمان مع إبقائها قابلة للبحث والوصول. أما الأرشفة المادية فتخزّن المستندات الورقية في غرف حفظ الملفات أو مواقع خارجية. ويمكن لرقمنة المستندات الورقية تقليل متطلبات التخزين المادي وتسهيل استرجاعها.
يركّز نظام إدارة المستندات عادةً على المستندات النشطة والتعاون وسير العمل اليومي، بينما تركز الأرشفة الرقمية بدرجة أكبر على الاحتفاظ طويل الأمد والبحث والوصول المنضبط إلى المعلومات التاريخية. وتستخدم مؤسسات كثيرة النظامين معًا.
قد تحتوي المستندات المؤرشفة على بيانات شخصية حساسة ومعلومات تجارية وسجلات مهمة يجب أن تظل متاحة لسنوات.
يمكن أن تشمل الضوابط الأساسية التشفير ومصادقة المستخدمين وضوابط الوصول القائمة على الأدوار وسياسات الاحتفاظ ومسارات التدقيق وإدارة السجلات والوصول الآمن للموظفين المصرّح لهم.
وقد تشكّل المستندات المؤرشفة أيضًا أدلة مهمة في المنازعات القانونية أو التحقيقات التنظيمية أو عمليات التدقيق الداخلية. ويساعد جدول الاحتفاظ بالمستندات على تحديد مدة الاحتفاظ بأنواع السجلات المختلفة وما يجب فعله عند انتهاء المدة.
قد تختلف مدد الاحتفاظ بالسجلات المالية وسجلات الموظفين والسجلات الضريبية والمستندات القانونية بحسب المتطلبات القانونية والتنظيمية والالتزامات التعاقدية والسياسات الداخلية. ويساعد برنامج أرشفة المستندات على تطبيق هذه الجداول بصورة متسقة ودعم الإتلاف الآمن عندما تنتفي الحاجة إلى الاحتفاظ بالمعلومات.
ولأغراض التحقيقات أو المتطلبات القانونية، تساعد أدوات الاكتشاف الإلكتروني (eDiscovery) من ShareArchiver في العثور على المعلومات المؤرشفة ذات الصلة وتصديرها.
قد تتراكم سنوات من البيانات غير النشطة في خوادم الملفات ومحركات الأقراص المشتركة وبيئات SharePoint. ومع نمو هذه البيئات، قد تستهلك المستندات التاريخية مساحة التخزين الأساسية، وتزيد أحجام النسخ الاحتياطية، وتصبح إدارتها أكثر صعوبة.
يساعد ShareArchiver المؤسسات على نقل الملفات غير النشطة بعيدًا عن التخزين الأساسي، والحفاظ على إمكانية البحث في البيانات التاريخية والوصول إليها، وتطبيق سياسات احتفاظ متسقة في بيئات الملفات المتنامية.
للمتطلبات الأوسع، استكشف برنامج أرشفة البيانات من ShareArchiver.
انقل الملفات غير النشطة والتاريخية بعيدًا عن تخزين الإنتاج من دون فقدان الوصول إليها.
قلّل حجم المعلومات غير النشطة التي تتكرر إضافتها إلى عمليات النسخ الاحتياطي الدورية.
حافظ على إمكانية البحث والوصول، وطبّق سياسات احتفاظ متسقة مع استمرار نمو بيئات الملفات.
تختلف متطلبات المؤسسات بشأن الموقع الذي ينبغي أن تُحفظ فيه المستندات المؤرشفة.
استخدم التخزين السحابي لتوفير سعة قابلة للتوسع على المدى الطويل وتقليل الاعتماد على البنية التحتية الأساسية.
احتفظ بالمعلومات المؤرشفة داخل بيئتك عندما تجعل متطلبات الأمن أو التحكم أو موقع البيانات البنية التحتية المحلية خيارًا أفضل.
ادمج التخزين المحلي والسحابي لتحقيق توازن بين سهولة الوصول والتحكم وتكاليف التخزين.
هل تحتاج إلى بنية هجينة؟ أرشف البيانات المناسبة في تخزين سحابي أقل تكلفة، مع إبقاء السجلات الحساسة أو كثيرة الاستخدام داخل مقر المؤسسة. ويدير ShareArchiver البيئتين من وحدة تحكم مركزية.
تعرّف أكثر على حلول تخزين الأرشيف وحل الأرشفة السحابية من ShareArchiver.
تتراوح حلول أرشفة المستندات من مستودعات رقمية مباشرة إلى منصات مؤسسية مصممة لأحجام كبيرة من البيانات وسياسات احتفاظ معقدة ومتطلبات تنظيمية.
يعتمد الحل المناسب على حجم المستندات، ومصادر البيانات المدعومة، ومتطلبات الأمن، ومدد الاحتفاظ، وإمكانات البحث، وتفضيلات النشر.
قد تحتاج المؤسسات الكبيرة أيضًا إلى الاكتشاف الإلكتروني (eDiscovery) ومسارات التدقيق وضوابط الوصول القائمة على الأدوار والتكامل مع البنية التحتية الحالية للتخزين.
ضع في الحسبان أحجام المستندات ومصادر البيانات المدعومة ومدة الاحتفاظ بأنواع المعلومات المختلفة.
قيّم ضوابط الوصول وقابلية التدقيق وإمكانات البحث ومتطلبات مثل الاكتشاف الإلكتروني.
اختر منصة تلائم نموذج النشر المفضل لديك وبنيتك التحتية الحالية للتخزين.
تؤدي أرشفة المستندات والنسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث أغراضًا مختلفة.
تركّز على التخزين طويل الأمد وإدارة دورة الحياة واستمرار الوصول إلى السجلات التاريخية.
ينشئ نسخًا قابلة للاستعادة من البيانات النشطة، لاسترجاع المعلومات بعد فقدان البيانات أو تلفها أو حذفها عرضيًا أو تعطل النظام.
يركّز على استعادة الأنظمة والعمليات بعد انقطاع كبير أو تعطل في البنية التحتية.
قد تستخدم الاستراتيجية المتكاملة الحلول الثلاثة معًا:
بيانات الأعمال النشطة
نسخ قابلة للاستعادة
المعلومات التاريخية
يساعد فصل السجلات غير النشطة عن بيانات الإنتاج على تقليل أحجام النسخ الاحتياطية غير الضرورية مع إبقاء المعلومات التاريخية متاحة.
ينقل برنامج أرشفة المستندات المستندات التي يجب الاحتفاظ بها، لكنها لم تعد مستخدمة بصورة نشطة، إلى أرشيف مخصص.
ويمكنه توفير الاحتفاظ وفق السياسات والفهرسة والبحث وضوابط الوصول والاسترجاع.
يدعم ShareArchiver أنواعًا شائعة من مستندات الأعمال، ومنها ملفات PDF وMicrosoft Office وجداول البيانات والصور وغيرها من الملفات الموجودة في البيئات المدعومة.
ويمكن أيضًا أن تكون المستندات الممسوحة ضوئيًا والسجلات الرقمية الأخرى جزءًا من الأرشيف.
نعم. يمكن أن تظل المستندات المؤرشفة قابلة للبحث بعد مغادرتها التخزين الأساسي، بما يتيح للمستخدمين العثور على المعلومات من خلال البيانات الوصفية ومحتوى المستند.
يدعم ShareArchiver التشفير والمصادقة والوصول المنضبط للمستخدمين للمساعدة على حماية المعلومات الحساسة وقصر الوصول على الموظفين المصرّح لهم.
لا. يدعم ShareArchiver خيارات النشر السحابي والمحلي، ويمكن للاستراتيجيات الهجينة الجمع بين التخزين المحلي والسحابي.
لا. يركّز نظام إدارة المستندات عمومًا على المستندات النشطة وسير العمل.
أما أرشفة المستندات فتركّز على الاحتفاظ طويل الأمد وإدارة دورة الحياة والسجلات التاريخية.
لا. يُستخدم النسخ الاحتياطي أساسًا للاستعادة بعد فقدان البيانات أو تعطل الخدمة.
أما أرشفة المستندات فتركّز على الاحتفاظ طويل الأمد والبحث وإدارة دورة حياة المعلومات.
لا توجد مدة احتفاظ موحدة تنطبق على جميع الحالات.
ينبغي أن تعكس المدة المتطلبات القانونية والتنظيمية المطبقة والالتزامات التعاقدية وسياسات إدارة السجلات واحتياجات الأعمال المشروعة.
أرشف المستندات من دون فقدان الوصول إليها
انقل المستندات غير النشطة بعيدًا عن التخزين الأساسي مرتفع التكلفة، مع الحفاظ على أمان المعلومات المهمة وقابليتها للبحث وتوافرها عند الحاجة.
