Saviez-vous que les entreprises pratiquent l’archivage de fichiers pour gérer de gros volumes de données ? Les grandes entreprises ont généralement de nombreux fichiers dispersés sur l’écran d’accueil du bureau, et il faut beaucoup de temps pour trouver le bon fichier ou document. Outre la libération d’espace ou de stockage, l’archivage de fichiers est effectué pour faciliter la découverte et la gestion des données.
Les entreprises achètent et choisissent toutes sortes de solutions et d’appareils de stockage de données et de fichiers, y compris le stockage dans le cloud et le stockage externe. Pour réduire ces dépenses, l’archivage de fichiers ou de données est la solution idéale.
Qu’est-ce que l’archivage de fichiers ?
La compression de fichiers non actifs sur un ordinateur portable, un smartphone ou tout autre appareil est appelée archivage de fichiers. Ces fichiers peuvent être placés sur un appareil pour des périodes à long et à court terme, et cela est fait pour libérer de l’espace de stockage tout en sécurisant les informations simultanément.
L’une des questions les plus posées est de savoir pourquoi l’archivage des fichiers est essentiel. Selon les dernières statistiques pour 2022, le stockage des données rapporte environ 42 milliards de dollars américains au secteur informatique. En termes plus simples, l’archivage des fichiers enregistre les données et évite leur perte.
Les données sont de l’or pour tous les types et toutes les tailles d’entreprises et sont vulnérables – comme l’erreur humaine et les circonstances imprévues sont inévitables, les choses peuvent déraper. L’archivage de fichiers confère également les avantages du tri et de l’organisation des données.
Comment archiver des fichiers ?
Lorsque vous archivez un fichier, vous le préservez et le stockez pour une utilisation à long terme. L’archivage de fichiers n’est pas uniquement destiné à un usage commercial, mais il tient également compte des utilisations personnelles. Par exemple, si vous aimez prendre des photos et que celles-ci ne sont pas gérables et consomment beaucoup de stockage, vous pouvez toujours les compresser.
L’archivage de fichiers est facile, que vous utilisiez ou non un logiciel pour cela. Il vous suffit d’opter pour les fichiers à archiver, puis de choisir l’emplacement où vous souhaitez les archiver. L’étape suivante consiste à organiser et compiler les fichiers dans un dossier.
Maintenant compressez le dossier et créez un fichier zip. Vous pouvez conserver les fichiers zip sur n’importe quel appareil, déplacer ces fichiers vers le cloud ou n’importe quel stockage externe ou les partager avec qui vous voulez.
10 avantages de l’archivage de fichiers
L’archivage de fichiers stocke les données qui sont rarement utilisées mais qui sont essentielles. Il existe de nombreuses autres raisons d’archiver des données, et voici quelques avantages supplémentaires de l’archivage des données et des fichiers.
1. Favorise la conformité
Les entreprises doivent réglementer la conformité dans chaque service, et l’archivage des e-mails y contribue. Différentes politiques d’utilisation, de conservation et d’archivage des e-mails sont utilisées par les entreprises qui ont besoin de données ou de permanence des e-mails.
On peut dire qu’il s’agit d’un moyen systématique de protéger, de sécuriser et de sauvegarder les e-mails et leurs données. Cela permet également aux utilisateurs de récupérer leurs e-mails quand ils le souhaitent. Cela fait également progresser et garantit l’adaptabilité des réglementations et des lois en constante évolution.
2. Économise de l’argent
Toutes les entreprises recherchent des opportunités d’économiser de l’argent, et l’archivage de vos données, fichiers et documents évitera de dépenser de l’argent pour acheter des périphériques de stockage coûteux ou un stockage sur serveur. Cela améliore la productivité et permet également d’économiser beaucoup de temps et d’argent.
3. Économise et libère des espaces de stockage
En général, les fichiers contenant uniquement du texte ne consomment pas beaucoup d’espace. Pourtant, il existe des fichiers, des dossiers et des documents, des e-mails qui contiennent des pièces jointes, et comme ces données circulent beaucoup au sein de l’entreprise, elles ont tendance à consommer beaucoup d’espace/de mémoire. L’archivage des fichiers peut devenir votre solution ultime pour économiser de l’espace, et même si vous transférez autant de données que vous le souhaitez, cela ne remplira pas les périphériques de stockage.
4. Améliorer les performances du serveur
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi votre ordinateur ou votre serveur devient lent, rencontre des problèmes ou, pire, reste bloqué pendant des heures ? C’est parce que des dizaines de fichiers consomment de l’espace. Même si la plupart de vos fichiers ne contiennent que du texte, ils occupent toujours beaucoup d’espace et réduisent les performances et la vitesse des serveurs et des systèmes informatiques.
Avec l’aide de solutions d’archivage de fichiers, vous pouvez stocker des données en masse dans l’archive. Étant donné que les utilisateurs peuvent facilement rechercher les données requises, cela met moins de charge sur les serveurs et les systèmes informatiques, ce qui améliore les performances.
5. Récupération rapide des données
Imaginez une réunion avec des investisseurs ; il faut des heures pour obtenir une présentation qui cloue tout ! Cela ferait une très mauvaise impression. Optez pour des solutions d’archivage de fichiers si vous ne voulez pas vivre ce cauchemar.
L’archivage des fichiers vous permettra de récupérer des données à tout moment et d’accéder aux fichiers archivés hors ligne. Cela indexe vos données et les rend consultables.
6. Respecter les exigences légales
Nous aimerions que vous imaginiez un autre scénario ! Si des agents font irruption dans votre bureau et veulent voir des documents juridiques, et que vos systèmes informatiques sont remplis de dossiers et de fichiers, les choses peuvent devenir compliquées. Avec la mise en œuvre d’une solution d’archivage de fichiers, vous pouvez accéder rapidement aux fichiers et données importants pour éviter tout risque ou pénalité.
7. Reprise après sinistre
C’est généralement la meilleure solution pour les e-mails. Bien que les systèmes et solutions de sauvegarde ne puissent pas être remplacés par l’archivage des fichiers, il s’agit d’une bonne solution alternative pour la reprise après sinistre des e-mails. Étant donné que vos e-mails seront stockés à différents endroits, la récupération des e-mails à partir d’autres emplacements facilitera la reprise après sinistre.
8. Migration et transfert faciles
La migration des e-mails ou des données peut prendre du temps si vous n’avez pas appliqué de solutions d’archivage de fichiers. En effet, certains fichiers sont volumineux et prennent beaucoup de temps, parfois des heures de temps estimé.
Cela peut également entraîner des temps d’arrêt du serveur ou du système informatique ; avec la meilleure solution d’archivage de fichiers choisie, les employés peuvent transférer rapidement des fichiers quand et où ils le souhaitent sans avoir besoin de se déconnecter ou de suspendre un travail important.
9. Gain de temps pour les utilisateurs finaux et le personnel informatique
Les grandes organisations ont des quotas de courrier électronique et doivent demander à leurs employés de supprimer des courriers électroniques pour libérer de l’espace ou du stockage. Il devient difficile pour les utilisateurs finaux de décider à quoi donner la priorité, et cela devient extrêmement difficile pour le service d’assistance informatique lorsqu’il doit guider les utilisateurs tout au long du processus ou gérer leurs stockages en créant des politiques de boîte aux lettres.
Avec l’aide des dernières solutions d’archivage, les informaticiens peuvent créer des systèmes automatisés qui archivent les anciens e-mails après une période spécifique sans que les utilisateurs finaux aient à prendre des décisions difficiles.
10. Facile à utiliser
Archiver un fichier est aussi simple qu’il y paraît, et nous avons mentionné les étapes. Vous n’avez pas besoin de formation particulière pour archiver un fichier. Pour les grandes entreprises, les informaticiens doivent effectuer des tâches techniques pour automatiser l’archivage des fichiers dans le système de messagerie ou pour les enregistrements ou les fichiers.
6 conseils pour l’archivage de fichiers
Même si l’archivage de fichiers est facile lorsque les méga-entreprises le font, il y a beaucoup de choses à voir. Les gens négligent généralement les avantages de l’archivage de fichiers en premier lieu jusqu’à ce que les systèmes ralentissent ou que les stockages soient pleins.
C’est à ce moment-là que l’archivage des fichiers devient difficile. C’est également à ce moment-là que certains conseils doivent être pris en compte. Vous trouverez ci-dessous les conseils essentiels pour l’archivage des fichiers.
1. Identifier les fichiers
Les gens confondent la différence entre la sauvegarde et l’archivage des fichiers. La sauvegarde est effectuée pour récupérer des données, tandis que l’archivage est effectué pour conserver des fichiers pendant une longue période sur plusieurs périphériques et emplacements de stockage. Les sauvegardes peuvent être récupérées, mais les fichiers archivés ne donnent pas cette garantie.
Certaines entreprises ne peuvent pas risquer la duplication des fichiers, c’est pourquoi les archiver peut devenir une énorme erreur, et c’est pourquoi il faut opter pour les fichiers qui doivent être archivés et les fichiers qui doivent être sauvegardés.
2. Élaborer des politiques sur le niveau des données
Cela doit être décidé lorsqu’il y a des tonnes et des volumes de données et que les données doivent être stockées à plusieurs endroits, et de telles politiques sont élaborées en fonction des deux éléments suivants, le type et l’âge des données. Cela aide les grandes organisations à faire le tri entre les données essentielles et les données rarement utilisées.
3. Automatiser le cycle de vie de la gestion des données
Même si l’archivage des fichiers est une petite tâche, elle devient une énorme distraction si elle doit être effectuée quotidiennement. Si vous possédez une petite entreprise, elle risque de devenir grande tôt ou tard ; l’archivage manuel des fichiers ne vous prendra peut-être pas beaucoup de temps maintenant, mais cela prendra ensuite beaucoup de temps. C’est pourquoi les entreprises doivent automatiser le cycle de vie de la gestion des données.
La dernière raison d’utiliser une solution d’archivage automatisé des fichiers est d’éviter les erreurs humaines. Supposons que vous devez trier les fichiers des anciens et des nouveaux clients et archiver les fichiers des anciens clients. Il est très facile de mélanger les deux, et l’annulation peut prendre beaucoup de temps – c’est là qu’intervient le cycle de vie de la gestion automatique des données.
4. Évaluer les risques et les avantages
Il existe différentes manières de stocker des fichiers archivés et vous devez voir les avantages et les inconvénients de chacune. Supposons que vous stockiez des fichiers archivés critiques sur une clé USB ; l’avantage de les stocker sur une clé USB est qu’ils peuvent être sauvegardés pendant une période plus longue et que les données resteront hautement sécurisées. L’inconvénient est que la clé USB peut être perdue et que toutes les données disparaîtront définitivement.
Les entreprises optent généralement pour des solutions de stockage en ligne, car les fournisseurs peuvent être contactés si l’utilisateur oublie ses informations d’identification. L’avantage de cette solution est que les données sont accessibles à tout moment, n’importe où, via n’importe quel gadget et sur n’importe quel réseau, mais l’inconvénient de cette solution est qu’elle est coûteuse.
5. Stocker les fichiers d’archives en un seul endroit
On peut dire que les fichiers d’archives sont des éléments de réflexion après coup, ce qui signifie que la plupart des gens archivent des fichiers parce qu’ils sont rarement utilisés. Mais dans le secteur commercial, le fichier, l’enregistrement ou les données les moins nécessaires peuvent devenir utiles à un moment donné.
Cela signifie que peu importe la quantité que vous récupérez dans un fichier archivé, il conserve toujours une certaine valeur, ce qui conduit au point que vous devez en faire plusieurs ou au moins une copie supplémentaire et l’enregistrer dans un autre emplacement ou périphérique de stockage.
6. Assurez la sécurité des données archivées dans le cloud
Même si presque tous les archivage de fichiers dans le cloud sont extrêmement sûrs, les entreprises doivent prendre des précautions supplémentaires. Les entreprises archivent uniquement les fichiers qui ne sont pas souvent utilisés mais qui sont très importants. Ils peuvent être utilisés à l’avenir – tels que des fichiers tels que des états financiers, l’historique et les coordonnées du client, des informations sensibles sur l’entreprise, etc.
Il est suggéré aux entreprises d’opter pour les meilleures solutions et logiciels d’archivage de fichiers qui garantissent la meilleure sécurité des fichiers et des données. Nous vous recommandons de mettre un mot de passe fort sur les fichiers archivés, puis de les télécharger sur le cloud.
Comment trouver le meilleur logiciel d’archivage de données ?
Les entreprises se passent du papier, et l’archivage des fichiers y joue un rôle majeur. L’archivage des fichiers est une solution prééminente pour les nouvelles startups ; elles peuvent structurer des données non structurées. Il existe deux façons d’archiver un fichier manuellement et via un logiciel.
L’automatisation est essentielle à l’ère de la rapidité et de la concurrence, donc pour automatiser l’archivage des fichiers, vous pouvez toujours opter pour un logiciel d’archivage des données. Voyons quelques éléments à prendre en compte avant d’opter pour le bon logiciel d’archivage de données :
1. Configurable
Il doit avoir des capacités configurables pour automatiser l’archivage des fichiers afin de réduire les erreurs humaines. Assurez-vous que le logiciel promeut plusieurs politiques de conservation. En termes simples, optez pour un logiciel d’archivage de fichiers avec plus de nombreuses fonctionnalités pour effectuer plusieurs configurations.
2. Déployable
Le logiciel doit être hautement adaptable. Il doit fonctionner sur site et sur le cloud également : cela permet aux services informatiques d’avoir plus de contrôle sur l’archivage des fichiers, ce qui permet de gagner beaucoup de temps pendant le processus.
3. Contrôle d’accès
Les employés se servent eux-mêmes de l’archivage des fichiers. L’administrateur doit être habilité à attribuer différentes tâches, autorisations et rôles. Cela signifie également que l’administrateur peut avoir le pouvoir de restreindre l’accès à certains employés.
4. Fonctionnalités eDiscovery
Il doit disposer de différents filtres pour extraire le fichier exact dont vous avez besoin. Les employés ont besoin d’un accès rapide aux données, le logiciel doit donc permettre au personnel compétent d’accéder au fichier de leur choix.
5. Assistance technique
Le fournisseur doit offrir les avantages d’une assistance technique 24 h/24 et 7 j/7. Le logiciel peut être confronté à des temps d’arrêt même si tout se passe bien, et c’est à ce moment-là qu’une équipe d’assistance technique intervient pour sauver la situation et poursuivre la productivité.
6. Migration facile des données archivées
Le logiciel doit offrir l’avantage d’une migration et d’un déplacement faciles et rapides des données. La migration et le transfert de données en masse peuvent même ralentir un système de superordinateur ; avec un logiciel d’archivage de fichiers avancé, vous pouvez mettre fin à tous ces problèmes.
À retenir
Avec l’archivage de fichiers, vos données sont non seulement sécurisées, mais elles conservent et préservent leur valeur, ce qui ne nécessite pas beaucoup de ressources. De plus, vous pouvez dire adieu aux systèmes lents lors du transfert d’énormes quantités de données. Nous vous suggérons de stocker les fichiers archivés dans plusieurs emplacements pour une durabilité accrue.
Sharearchiver simplifie la gestion des données des entreprises grâce à la meilleure solution d’archivage de fichiers. Que vos données soient sur site ou dans le cloud, nos solutions facilitent la sauvegarde des enregistrements et des fichiers pour une utilisation à long terme.
