¿Sabías que las empresas practican el archivado de archivos para gestionar grandes volúmenes de datos? Las grandes empresas y corporaciones suelen tener muchos archivos dispersos por toda la pantalla de inicio del escritorio, y se necesita mucho tiempo para encontrar el archivo o documento correcto. Además de liberar espacio o almacenamiento, el archivado de archivos se realiza para facilitar el descubrimiento y la gestión de datos.
Las empresas compran y optan por todo tipo de soluciones y dispositivos de almacenamiento de datos y archivos, incluido el almacenamiento en la nube y el almacenamiento externo. Para reducir estos gastos, el archivado de archivos o datos cumple su propósito de la mejor manera.
¿Qué es el archivado de archivos?
La compresión de archivos no activos en una computadora portátil, un teléfono inteligente o cualquier dispositivo se denomina archivado de archivos. Estos archivos se pueden colocar en un dispositivo por períodos cortos y largos, y se hace para liberar espacio de almacenamiento y, al mismo tiempo, proteger la información.
Una de las preguntas más frecuentes es por qué es esencial el archivado de archivos. Según las últimas estadísticas de 2022, el almacenamiento de datos aporta alrededor de 42 mil millones de dólares estadounidenses al sector de TI. En palabras más sencillas, el archivado de archivos guarda los datos y evita que se pierdan.
Los datos son oro para empresas de todo tipo y tamaño y son vulnerables: dado que los errores humanos y las circunstancias imprevistas son inevitables, las cosas pueden desviarse. El archivado de archivos también ofrece la ventaja de ordenar y organizar los datos.
¿Cómo archivar archivos?
Al archivar un archivo, se preservan y almacenan los archivos para un uso a largo plazo. El archivado de archivos no solo se realiza con fines comerciales, sino que también se aplica a usos personales. Por ejemplo, si le encanta tomar fotografías y, por alguna razón, las fotografías no son manejables y consumen mucho espacio de almacenamiento, siempre puede comprimirlas.
El archivado de archivos es fácil, ya sea que utilice software o no. Solo tienes que seleccionar los archivos que necesitas archivar y luego elegir la ubicación donde quieres archivarlos. El siguiente paso es organizar y compilar los archivos en una carpeta.
Ahora comprime la carpeta y crea un archivo zip. Puedes guardar los archivos zip en cualquier dispositivo, moverlos a la nube o a cualquier almacenamiento externo o compartirlos con quien quieras.
10 beneficios del archivado de archivos
El archivado de archivos almacena los datos que se usan con poca frecuencia pero que son esenciales. Hay muchas más razones para archivar datos, y aquí se presentan algunos beneficios adicionales del archivado de datos y archivos.
1. Promueve el cumplimiento
Las empresas necesitan regular el cumplimiento en todos los departamentos, y el archivado de correo electrónico ayuda a lograrlo. Las empresas que necesitan la permanencia de los datos o del correo electrónico utilizan diferentes políticas de uso, retención y archivado de correo electrónico.
Se puede decir que es una forma sistemática de proteger, asegurar y guardar el correo electrónico y sus datos. Esto también permite a los usuarios recuperar los correos electrónicos cuando lo deseen. También avanza y garantiza la adaptabilidad de las regulaciones y leyes en constante cambio.
2. Ahorra dinero
Todas las empresas buscan oportunidades para ahorrar dinero, y archivar sus datos, archivos y documentos evitará gastar dinero en comprar costosos dispositivos de almacenamiento o almacenamiento en servidores. Esto mejora la productividad y también ahorra mucho tiempo y dinero.
3. Ahorra y libera espacio de almacenamiento
Por lo general, los archivos que solo tienen texto no consumen mucho espacio. Sin embargo, hay archivos, carpetas, documentos y correos electrónicos que tienen archivos adjuntos y, dado que estos datos circulan mucho dentro de la empresa, tienden a consumir mucho espacio/memoria. Archivar archivos puede convertirse en su solución definitiva para ahorrar espacio y, aunque transfiera todos los datos que desee, no llenará los dispositivos de almacenamiento.
4. Cómo mejorar el rendimiento del servidor
¿Alguna vez se preguntó por qué su computadora o servidor se vuelve lento, falla o, peor aún, se queda bloqueado durante horas? Esto se debe a que docenas de archivos consumen espacio. Aunque la mayoría de sus archivos solo tienen texto, aún ocupa mucho espacio y reduce el rendimiento y la velocidad de los servidores y sistemas informáticos.
Con la ayuda de soluciones de archivado de archivos, puede almacenar datos en masa en el archivo. Dado que los usuarios pueden buscar fácilmente los datos necesarios, esto supone una menor carga para los servidores y los sistemas informáticos, lo que mejora el rendimiento.
5. Recuperación rápida de datos
Imagina reunirte con inversores; ¡lleva horas conseguir una presentación que lo deje todo en claro! Daría una impresión muy mala. Opta por soluciones de archivado de archivos si no quieres vivir esta pesadilla.
El archivado de archivos le permitirá recuperar datos en cualquier momento y acceder a los archivos archivados sin conexión. Esto indexa sus datos y permite realizar búsquedas en ellos.
6. Cumplir con los requisitos legales
¡Nos gustaría que imaginara otro escenario! Si los oficiales irrumpen en su oficina y quieren ver los documentos legales, y sus sistemas informáticos están llenos de carpetas y archivos, las cosas podrían complicarse. Con la implementación de una solución de archivado de archivos, puede acceder rápidamente a archivos y datos importantes para evitar riesgos o sanciones.
7. Recuperación ante desastres
Esto suele ser lo mejor para los correos electrónicos. Aunque los sistemas y soluciones de respaldo no se pueden reemplazar con el archivado de archivos, es una buena solución alternativa para la recuperación ante desastres del correo electrónico. Dado que sus correos electrónicos se almacenarán en diferentes lugares, esto ayudará en la recuperación ante desastres al recuperar correos electrónicos de otras ubicaciones.
8. Fácil migración y transferencia
La migración de correo electrónico o datos puede llevar tiempo si no ha aplicado soluciones de archivado de archivos. Esto se debe a que algunos archivos son enormes y toman mucho tiempo, a veces, horas del tiempo estimado.
Esto también puede provocar tiempos de inactividad del servidor o del sistema informático; Con la mejor solución de archivado de archivos, los empleados pueden transferir archivos rápidamente cuando y donde quieran sin necesidad de desconectarse o pausar trabajos importantes.
9. Ahorra tiempo a los usuarios finales y al personal de TI
Las grandes organizaciones tienen cuotas de correo electrónico y deben pedir a sus empleados que eliminen correos electrónicos para liberar espacio o almacenamiento. A los usuarios finales les resulta difícil decidir qué priorizar, y se vuelve muy difícil para el departamento de soporte de TI cuando tienen que guiar a los usuarios a través de todo el proceso o administrar sus almacenamientos mediante la creación de políticas de buzón de correo.
Con la ayuda de las últimas soluciones de archivado, el personal de TI puede crear sistemas automatizados que archiven correos electrónicos antiguos después de un período específico, mientras que los usuarios finales no tienen que tomar decisiones difíciles.
10. Fácil de usar
Archivar un archivo es tan fácil como parece y hemos mencionado los pasos. No necesitas ninguna capacitación especial para archivar un archivo. En el caso de las grandes empresas, el personal de TI debe realizar tareas técnicas para automatizar el archivado de archivos dentro del sistema de correo electrónico o para registros o archivos.
6 consejos para el archivado de archivos
Aunque el archivado de archivos es fácil cuando lo hacen las megaempresas, hay muchas cosas que ver. Las personas suelen ignorar los beneficios del archivado de archivos en primer lugar hasta que los sistemas se ralentizan o los almacenamientos se llenan.
Este es el punto en el que el archivado de archivos se vuelve difícil. También es cuando se deben considerar ciertos consejos. A continuación, se presentan los consejos esenciales para el archivado de archivos.
1. Identificar los archivos
La gente confunde la diferencia entre hacer una copia de seguridad y archivar archivos. La copia de seguridad se realiza para recuperar datos, mientras que el archivado se realiza para guardar archivos durante mucho tiempo en varios dispositivos y ubicaciones de almacenamiento. Las copias de seguridad se pueden recuperar, pero los archivos archivados no ofrecen esta garantía.
Algunas empresas no pueden correr el riesgo de la duplicación de archivos, por lo que archivarlos puede convertirse en un gran error, y es por eso que uno tiene que optar por los archivos que necesitan ser archivados y los archivos que necesitan copia de seguridad.
2.
Establecer políticas sobre el nivel de datos
Esto debe decidirse cuando hay toneladas y grandes cantidades de datos y estos deben almacenarse en varios lugares, y dichas políticas se realizan en función de las dos cosas siguientes: tipo y antigüedad de los datos. Esto ayuda a las grandes organizaciones a clasificar entre datos esenciales y datos que rara vez se usan.
3. Automatizar el ciclo de vida de la gestión de datos
Aunque el archivado de archivos es una tarea pequeña, se convierte en una gran distracción si se debe realizar a diario. Si tienes una empresa pequeña, puede que sea propensa a convertirse en una gran empresa tarde o temprano; archivar archivos manualmente puede que no te lleve mucho tiempo ahora, pero luego te llevará mucho tiempo. Es por eso que las empresas deben automatizar el ciclo de vida de la gestión de datos.
La última razón para utilizar una solución de archivado de archivos automatizada es evitar errores humanos. Supongamos que necesita ordenar los archivos de los clientes antiguos y nuevos y archivar los archivos de los clientes antiguos; es muy fácil mezclar ambos métodos y deshacerlos puede llevar mucho tiempo; aquí es donde entra en juego el ciclo de vida de la gestión automática de datos.
4. Evalúe los riesgos y los beneficios
Existen diferentes formas de almacenar archivos archivados y debe analizar las ventajas y desventajas de cada una. Supongamos que está almacenando archivos archivados críticos en una unidad USB; el beneficio de almacenarlos en una unidad USB es que se pueden guardar durante un período más largo y los datos permanecerán altamente seguros. Las desventajas son que la unidad USB se puede perder y todos los datos se perderán para siempre.
Las empresas suelen optar por soluciones de almacenamiento en línea porque se puede contactar a los proveedores si el usuario olvida las credenciales. La ventaja de esta solución es que se puede acceder a los datos en cualquier momento, en cualquier lugar, a través de cualquier dispositivo y en cualquier red, pero la desventaja de esta solución es que es una solución costosa.
5. Almacene archivos de almacenamiento en un solo lugar
Se puede decir que los archivos de almacenamiento son una idea de último momento, es decir, que la mayoría de las personas archivan archivos porque rara vez se utilizan. Pero cuando se trata de sectores comerciales, el archivo, registro o dato menos necesario puede volverse útil en algún momento.
Esto significa que, por muy poco que recupere de un archivo archivado, aún conserva algún valor, y esto lleva al punto de que debe hacer varias copias o al menos una copia adicional y guardarla en una ubicación o dispositivo de almacenamiento diferente.
6. Garantizar la seguridad de los datos archivados en la nube
Aunque casi todo el archivado de archivos en la nube es súper seguro, las empresas deben tomar precauciones adicionales. Las empresas solo archivan archivos que no se usan con frecuencia pero que son muy importantes. Pueden utilizarse en el futuro: archivos como estados financieros, historial y detalles de clientes, detalles confidenciales sobre la empresa, etc.
Se recomienda que las empresas opten por las mejores soluciones y software de archivado de archivos que garanticen la mejor seguridad de archivos y datos. Recomendamos que coloque una contraseña segura en los archivos archivados y luego los cargue en la nube.
¿Cómo encontrar el mejor software de archivado de datos?
Las empresas están dejando de usar papel y el archivado de archivos juega un papel fundamental en ello. El archivado de archivos es una solución preeminente para las nuevas empresas; pueden estructurar datos no estructurados. Hay dos formas de archivar un archivo manualmente y mediante software.
La automatización es esencial en la era rápida y competitiva, por lo que para automatizar el archivado de archivos, siempre puede optar por un software de archivado de datos. Veamos algunas de las cosas que debe considerar antes de optar por el software de archivado de datos correcto:
1. Configurable
Debe tener capacidades configurables para automatizar el archivado de archivos y reducir el error humano. Asegúrese de que el software promueva varias políticas de retención. En palabras sencillas, opte por un software de archivado de archivos con más de muchas funciones para realizar múltiples configuraciones.
2. Implementable
El software debe ser altamente adaptable. Debe funcionar tanto en las instalaciones como en la nube: esto permite que los departamentos de TI tengan más control sobre el archivado de archivos, lo que ahorra mucho tiempo durante el proceso.
3. Control de acceso
Los empleados archivan sus archivos por sí mismos. El administrador debe tener la capacidad de asignar diferentes tareas, permisos y roles. Esto también significa que el administrador puede tener el poder de restringir el acceso a algunos empleados.
4. Funciones de eDiscovery
Debe tener diferentes filtros para encontrar el archivo exacto que necesita. Los empleados necesitan un acceso rápido a los datos, por lo que el software debe permitir que el personal autorizado acceda al archivo que desee.
5. Soporte técnico
El proveedor debe ofrecer las ventajas de un soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana. El software puede enfrentar tiempos de inactividad incluso si todo va bien, y es entonces cuando un equipo de soporte técnico interviene para salvar el día y continuar con la productividad.
6. Fácil migración de datos archivados
El software debe ofrecer el beneficio de una migración y transferencia de datos fácil y rápida. La migración y transferencia de datos en masa puede incluso ralentizar un sistema de supercomputadora; Con un software avanzado de archivado de archivos, puede acabar con todos estos problemas.
Conclusión
Con el archivado de archivos, sus datos no solo están seguros, sino que también mantienen y protegen su valor y, además, esto no requiere muchos recursos. Además, puede decir adiós a los sistemas lentos cuando transfiere grandes cantidades de datos. Le sugerimos que almacene los archivos archivados en más de una ubicación para una mayor sostenibilidad.
Sharearchiver hace que sea más sencillo para las empresas administrar sus datos con la mejor solución de archivado de archivos. Ya sea que sus datos estén en sus instalaciones o en la nube, nuestras soluciones hacen que sea muy fácil guardar registros y archivos para su uso a largo plazo.
