Wussten Sie, dass Unternehmen zur Verwaltung großer Datenmengen Dateiarchivierung betreiben? Große Unternehmen und Konzerne haben in der Regel viele Dateien über den gesamten Startbildschirm des Desktops verstreut, und es kostet viel Zeit, die richtige Datei oder das richtige Dokument zu finden. Abgesehen davon, dass dadurch Speicherplatz oder Speicher freigegeben wird, dient die Dateiarchivierung auch der einfachen Datensuche und -verwaltung.
Unternehmen kaufen und entscheiden sich für alle Arten von Daten- und Dateispeicherlösungen und -geräten, einschließlich Cloud-Speicher und externem Speicher. Um solche Ausgaben zu reduzieren, erfüllt die Datei- oder Datenarchivierung den Zweck am besten.
Was ist Dateiarchivierung?
Als Dateiarchivierung bezeichnet man das Komprimieren nicht aktiver Dateien auf einem Laptop, Smartphone oder einem beliebigen Gerät. Diese Dateien können für langfristige und kurzfristige Zeiträume auf einem Gerät abgelegt werden. Dies geschieht, um Speicherplatz freizugeben und gleichzeitig Informationen zu sichern.
Eine der am häufigsten gestellten Fragen ist, warum Dateiarchivierung so wichtig ist. Laut den neuesten Statistiken für 2022 bringt die Datenspeicherung dem IT-Sektor rund 42 Milliarden US-Dollar ein. Einfacher ausgedrückt: Dateiarchivierung speichert Daten und verhindert, dass sie verloren gehen.
Daten sind Gold für Unternehmen aller Art und Größe und anfällig – da menschliches Versagen und unvorhergesehene Umstände unvermeidbar sind, können die Dinge aus dem Ruder laufen. Die Dateiarchivierung bietet außerdem die Vorteile der Sortierung und Organisation von Daten.
Wie archiviert man Dateien?
Wenn Sie eine Datei archivieren, bewahren Sie sie für die langfristige Nutzung auf und speichern sie. Die Dateiarchivierung ist nicht nur für die kommerzielle Nutzung gedacht, sondern auch für den persönlichen Gebrauch. Wenn Sie beispielsweise gerne Fotos machen und die Fotos nicht handhabbar sind und viel Speicherplatz verbrauchen, können Sie sie immer komprimieren.
Die Dateiarchivierung ist einfach, unabhängig davon, ob Sie Software dafür verwenden oder nicht. Sie müssen nur die Dateien auswählen, die archiviert werden müssen, und dann den Speicherort auswählen, an dem Sie sie archivieren möchten. Der nächste Schritt besteht darin, die Dateien zu organisieren und in einem Ordner zusammenzustellen.
Jetzt komprimieren Sie den Ordner und erstellen Sie eine Zip-Datei. Sie können die Zip-Dateien auf jedem Gerät speichern, diese Dateien in die Cloud oder einen externen Speicher verschieben oder sie mit jedem beliebigen Benutzer teilen.
10 Vorteile der Dateiarchivierung
Bei der Dateiarchivierung werden Daten gespeichert, die selten verwendet werden, aber wichtig sind. Es gibt noch viele weitere Gründe, Daten zu archivieren. Hier sind einige weitere Vorteile der Daten- und Dateiarchivierung.
1. Fördert die Compliance
Unternehmen müssen die Compliance in jeder Abteilung regeln, und die E-Mail-Archivierung hilft dabei. Unternehmen, die Daten oder E-Mails dauerhaft aufbewahren müssen, verwenden unterschiedliche Richtlinien zur E-Mail-Nutzung, Aufbewahrung und Archivierung.
Man kann sagen, dass es sich um eine systematische Methode zum Schutz, zur Sicherung und zum Speichern von E-Mails und deren Daten handelt. Dies ermöglicht es Benutzern auch, E-Mails jederzeit abzurufen. Es fördert und gewährleistet auch die Anpassungsfähigkeit von Vorschriften und sich ständig ändernden Gesetzen.
2. Spart Geld
Jedes Unternehmen sucht nach Möglichkeiten, Geld zu sparen, und durch die Archivierung Ihrer Daten, Dateien und Dokumente vermeiden Sie, Geld für den Kauf teurer Speichergeräte oder Serverspeicher auszugeben. Dies verbessert die Produktivität und spart viel Zeit und Geld.
3. Speicher sparen und Speicherplatz freigeben
Normalerweise verbrauchen Dateien, die nur Text enthalten, nicht viel Speicherplatz. Dennoch gibt es Dateien, Ordner, Dokumente und E-Mails mit Anhängen, und da solche Daten im Unternehmen häufig zirkulieren, verbrauchen sie tendenziell viel Platz/Speicher. Das Archivieren von Dateien kann Ihre ultimative platzsparende Lösung sein, und während Sie so viele Daten übertragen, wie Sie möchten, werden die Speichergeräte nicht voll.
4. Serverleistung steigern
Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ihr Computer oder Server langsam wird, Störungen hat oder, schlimmer noch, stundenlang hängen bleibt? Das liegt daran, dass Dutzende von Dateien Speicherplatz verbrauchen. Auch wenn die meisten Ihrer Dateien nur Text enthalten, nehmen sie dennoch viel Speicherplatz ein und verringern die Leistung und Geschwindigkeit von Servern und Computersystemen.
Mithilfe von Dateiarchivierungslösungen können Sie Massendaten im Archiv speichern. Da Benutzer problemlos nach benötigten Daten suchen können, werden die Server und Computersysteme weniger belastet, was die Leistung verbessert.
5. Schneller Datenabruf
Stellen Sie sich ein Treffen mit Investoren vor; es dauert Stunden, bis man eine Präsentation hat, in der alles auf den Punkt kommt! Das würde einen so schlechten Eindruck machen. Entscheiden Sie sich für Dateiarchivierungslösungen, wenn Sie diesen Albtraum nicht erleben möchten.
Durch das Archivieren von Dateien können Sie Daten jederzeit abrufen und offline auf archivierte Dateien zugreifen. Dadurch werden Ihre Daten indiziert und durchsuchbar gemacht.
6. Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Stellen Sie sich ein anderes Szenario vor! Wenn Beamte in Ihr Büro stürmen und rechtliche Unterlagen einsehen möchten und Ihre Computersysteme voller Ordner und Dateien sind, kann es chaotisch werden. Mit der Implementierung einer Dateiarchivierungslösung können Sie schnell auf wichtige Dateien und Daten zugreifen, um Risiken oder Strafen zu vermeiden.
7. Notfallwiederherstellung
Dies ist normalerweise am besten für E-Mails. Obwohl Backup-Systeme und -Lösungen nicht durch Archivierungsdateien ersetzt werden können, ist es eine gute alternative Lösung für die Notfallwiederherstellung von E-Mails. Da Ihre E-Mails an verschiedenen Orten gespeichert werden, hilft es bei der Notfallwiederherstellung, indem E-Mails von anderen Standorten abgerufen werden.
8. Einfache Migration und Übertragung
Die Migration von E-Mails oder Daten kann einige Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie keine Dateiarchivierungslösungen angewendet haben. Dies liegt daran, dass einige Dateien riesig sind und viel Zeit in Anspruch nehmen – manchmal geschätzte Stunden.
Dies kann auch zu Server- oder Computersystemausfällen führen. Mit der am besten gewählten Dateiarchivierungslösung können Mitarbeiter Dateien jederzeit und überall schnell übertragen, ohne offline gehen oder wichtige Arbeiten unterbrechen zu müssen.
9. Spart Zeit für Endbenutzer und IT-Mitarbeiter
Große Organisationen haben E-Mail-Kontingente und müssen ihre Mitarbeiter bitten, E-Mails zu löschen, um Speicherplatz freizugeben. Für Endbenutzer wird es schwierig zu entscheiden, was priorisiert werden soll, und für die IT-Supportabteilung wird es extrem schwierig, wenn sie die Benutzer durch den gesamten Prozess führen oder ihre Speicher durch die Erstellung von Postfachrichtlinien verwalten muss.
Mithilfe der neuesten Archivierungslösungen können IT-Mitarbeiter automatisierte Systeme erstellen, die alte E-Mails nach einem bestimmten Zeitraum archivieren, während die Endbenutzer keine schwierigen Entscheidungen treffen müssen.
10. Einfach zu verwenden
Das Archivieren einer Datei ist so einfach, wie es klingt, und wir haben die Schritte erwähnt. Sie benötigen keine spezielle Schulung zum Archivieren einer Datei. Bei großen Unternehmen müssen die IT-Leute technische Dinge tun, um die Dateiarchivierung innerhalb des E-Mail-Systems oder für Aufzeichnungen oder Dateien zu automatisieren.
6 Tipps zur Dateiarchivierung
Auch wenn die Dateiarchivierung bei Mega-Unternehmen einfach ist, gibt es viele Dinge zu beachten. Die Vorteile der Dateiarchivierung werden von den Leuten normalerweise erst dann außer Acht gelassen, wenn die Systeme langsamer werden oder die Speicher voll sind.
An diesem Punkt wird die Dateiarchivierung schwierig. Und dann sollten auch bestimmte Tipps beachtet werden. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Tipps zur Dateiarchivierung.
1. Identifizieren Sie die Dateien
Man verwechselt oft den Unterschied zwischen Backup und Archivierung von Dateien. Backups werden erstellt, um Daten wiederherzustellen, während Archivierungen dazu dienen, Dateien für lange Zeit auf mehreren Speichergeräten und an mehreren Orten zu speichern. Backups können abgerufen werden, aber archivierte Dateien bieten diese Garantie nicht.
Einige Unternehmen können sich die Duplizierung von Dateien nicht leisten, weshalb das Archivieren dieser Dateien ein großer Fehler sein kann. Deshalb muss man sich für die Dateien entscheiden, die archiviert werden müssen, und für die ein Backup erforderlich ist.
2. Richtlinien zum Datenlevel festlegen
Dies muss entschieden werden, wenn Unmengen von Daten vorhanden sind und die Daten an mehreren Orten gespeichert werden müssen. Solche Richtlinien werden basierend auf den folgenden zwei Dingen erstellt: Art und Alter der Daten. Dies hilft großen Organisationen, zwischen wichtigen Daten und selten verwendeten Daten zu unterscheiden.
3. Automatisieren Sie den Lebenszyklus der Datenverwaltung
Auch wenn die Dateiarchivierung eine kleine Aufgabe ist, wird sie zu einer großen Ablenkung, wenn sie täglich durchgeführt werden muss. Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen, kann es früher oder später groß werden; das manuelle Archivieren von Dateien nimmt jetzt vielleicht nicht viel Zeit in Anspruch, aber später wird es viel Zeit in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund müssen Unternehmen den Lebenszyklus der Datenverwaltung automatisieren.
Der letzte Grund für die Verwendung einer automatisierten Dateiarchivierungslösung ist die Vermeidung menschlicher Fehler. Nehmen wir an, Sie müssen die Dateien alter und neuer Kunden sortieren und die Dateien alter Kunden archivieren; es ist sehr einfach, beides zu vermischen, und das Rückgängigmachen kann viel Zeit in Anspruch nehmen – hier kommt der automatische Lebenszyklus der Datenverwaltung ins Spiel.
4. Risiken und Nutzen abwägen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, archivierte Dateien zu speichern, und Sie müssen die Vor- und Nachteile jeder einzelnen Möglichkeit abwägen. Angenommen, Sie speichern wichtige archivierte Dateien auf einem USB-Laufwerk. Der Vorteil der Speicherung auf einem USB-Laufwerk besteht darin, dass sie für einen längeren Zeitraum gespeichert werden können und die Daten sehr sicher bleiben. Die Nachteile bestehen darin, dass das USB-Laufwerk verloren gehen kann und alle Daten für immer verloren sind.
Unternehmen entscheiden sich normalerweise für Online-Speicherlösungen, da die Anbieter kontaktiert werden können, wenn der Benutzer die Anmeldeinformationen vergisst. Der Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass auf die Daten jederzeit, überall, über jedes Gerät und über jedes Netzwerk zugegriffen werden kann. Der Nachteil dieser Lösung besteht jedoch darin, dass sie kostspielig ist.
5. Archivdateien nur an einem Ort speichern
Man könnte sagen, dass Archivdateien eine Nebensache sind – also dass die meisten Leute Dateien archivieren, weil sie selten verwendet werden. Aber im kommerziellen Bereich kann die am wenigsten benötigte Datei, Aufzeichnung oder Information irgendwann nützlich sein.
Das bedeutet, dass eine archivierte Datei, egal wie wenig Sie abrufen, immer noch einen gewissen Wert hat. Das führt zu dem Punkt, dass Sie mehrere oder zumindest eine zusätzliche Kopie davon erstellen und an einem anderen Ort oder auf einem anderen Speichergerät speichern sollten.
6. Sorgen Sie für die Sicherheit von Cloud-basierten archivierten Daten
Auch wenn fast alle Cloud-basierte Dateiarchivierung supersicher ist, sollten Unternehmen zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen treffen. Unternehmen archivieren nur Dateien, die nicht oft verwendet werden, aber sehr wichtig sind. Sie können in Zukunft verwendet werden – Dateien wie Finanzberichte, Kundenhistorie und -details, vertrauliche Details über das Unternehmen usw.
Es wird empfohlen, dass Unternehmen sich für die besten Dateiarchivierungslösungen und -software(n) entscheiden, die die beste Datei- und Datensicherheit gewährleisten. Wir empfehlen, dass Sie die archivierten Dateien mit einem starken Passwort versehen und sie dann in die Cloud hochladen.
Wie finde ich die beste Datenarchivierungssoftware?
Unternehmen verzichten zunehmend auf Papier und die Dateiarchivierung spielt dabei eine große Rolle. Die Dateiarchivierung ist eine hervorragende Lösung für neue Startups; sie können unstrukturierte Daten strukturieren. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Datei manuell und per Software zu archivieren.
Automatisierung ist in unserem schnelllebigen und wettbewerbsorientierten Zeitalter unerlässlich. Um die Dateiarchivierung zu automatisieren, können Sie sich daher immer für eine Datenarchivierungssoftware entscheiden. Sehen wir uns einige Dinge an, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie sich für die richtige Datenarchivierungssoftware entscheiden:
1. Konfigurierbar
Sie sollte über konfigurierbare Funktionen zur Automatisierung der Dateiarchivierung verfügen, um menschliche Fehler zu reduzieren. Stellen Sie sicher, dass die Software mehrere Aufbewahrungsrichtlinien unterstützt. Einfach ausgedrückt: Entscheiden Sie sich für eine Dateiarchivierungssoftware mit mehr als vielen Funktionen für mehrere Konfigurationen.
2. Bereitstellbar
Die Software sollte sehr anpassungsfähig sein. Sie sollte sowohl vor Ort als auch in der Cloud funktionieren: Dadurch haben IT-Abteilungen mehr Kontrolle über die Dateiarchivierung, was während des Vorgangs viel Zeit spart.
3. Zugriffskontrolle
Mitarbeiter können Dateien selbst archivieren. Der Administrator sollte befugt sein, verschiedene Aufgaben, Berechtigungen und Rollen zuzuweisen. Dies bedeutet auch, dass der Administrator die Befugnis haben kann, den Zugriff einiger Mitarbeiter einzuschränken.
4. eDiscovery-Funktionen
Es sollte verschiedene Filter geben, um genau die Datei zu finden, die Sie benötigen. Mitarbeiter benötigen schnellen Zugriff auf Daten, daher sollte die Software es dem zuständigen Personal ermöglichen, auf jede gewünschte Datei zuzugreifen.
5. Technischer Support
Der Anbieter sollte die Vorteile eines technischen Supports rund um die Uhr bieten. Die Software kann auch dann ausfallen, wenn alles richtig läuft. In solchen Fällen springt ein technisches Supportteam ein, um die Situation zu retten und die Produktivität aufrechtzuerhalten.
6. Einfache Migration archivierter Daten
Die Software sollte den Vorteil einer einfachen und schnellen Migration und Verschiebung von Daten bieten. Die Migration und Übertragung großer Datenmengen kann sogar ein Supercomputersystem verlangsamen; mit fortschrittlicher Dateiarchivierungssoftware können Sie all diese Probleme beenden.
Das Fazit
Mit der Dateiarchivierung sind Ihre Daten nicht nur sicher, sondern ihr Wert bleibt erhalten und geschützt, und das erfordert auch nicht viele Ressourcen. Darüber hinaus können Sie sich bei der Übertragung großer Datenmengen von langsamen Systemen verabschieden. Wir empfehlen Ihnen, archivierte Dateien für zusätzliche Nachhaltigkeit an mehr als einem Ort zu speichern.
Sharearchiver macht es Unternehmen einfacher, ihre Daten mit der besten Dateiarchivierungslösung zu verwalten. Egal, ob Ihre Daten vor Ort oder in der Cloud gespeichert sind, mit unseren Lösungen ist es ganz einfach, Datensätze und Dateien für die langfristige Verwendung zu speichern.
