هل تعلم أن الشركات تمارس أرشفة الملفات لإدارة كميات كبيرة من البيانات؟ عادةً ما يكون لدى الشركات والمؤسسات الكبيرة العديد من الملفات المنتشرة في جميع أنحاء الشاشة الرئيسية لسطح المكتب، ويستغرق العثور على الملف أو المستند الصحيح الكثير من الوقت. وبصرف النظر عن تحرير المساحة أو التخزين، يتم أرشفة الملفات لسهولة اكتشاف البيانات وإدارتها.
تشتري الشركات وتختار جميع أنواع حلول وأجهزة تخزين البيانات والملفات، بما في ذلك التخزين السحابي والتخزين الخارجي. لتقليل مثل هذه النفقات، يخدم أرشفة الملفات أو البيانات الغرض بأفضل طريقة.
ما هو أرشفة الملفات؟
يُطلق على ضغط الملفات غير النشطة على الكمبيوتر المحمول أو الهاتف الذكي أو أي جهاز أرشفة الملفات. يمكن وضع هذه الملفات في جهاز لفترات طويلة وقصيرة الأجل، ويتم ذلك لتحرير مساحة التخزين مع تأمين المعلومات في نفس الوقت.
أحد أكثر الأسئلة شيوعًا هو سبب أهمية أرشفة الملفات. وفقًا لأحدث الإحصائيات لعام 2022، فإن تخزين البيانات يجلب حوالي 42 مليار دولار أمريكي إلى قطاع تكنولوجيا المعلومات. بعبارة أبسط، يوفر أرشفة الملفات البيانات ويمنع ضياعها.
البيانات هي الذهب لجميع أنواع وأحجام الشركات وهي عرضة للخطر – نظرًا لأن الخطأ البشري والظروف غير المتوقعة أمر لا مفر منه، فقد تنحرف الأمور. كما يمنح أرشفة الملفات مزايا فرز البيانات وتنظيمها.
كيف يتم أرشفة الملفات؟
عندما تقوم بأرشفة ملف، فإنك تحافظ على الملفات وتخزنها للاستخدام طويل الأمد. أرشفة الملفات ليست للاستخدام التجاري فقط، بل إنها تأخذ في الاعتبار أيضًا الاستخدامات الشخصية. على سبيل المثال، إذا كنت تحب التقاط الصور، ولسبب ما لا يمكن إدارة الصور وتستهلك مساحة تخزين كبيرة، فيمكنك دائمًا ضغطها.
أرشفة الملفات سهلة سواء كنت تستخدم برنامجًا لذلك أم لا. كل ما عليك فعله هو تحديد الملفات التي تحتاج إلى أرشفتها ثم اختيار الموقع الذي تريد أرشفتها فيه. والخطوة التالية هي تنظيم الملفات وتجميعها في مجلد.
الآن ضغط المجلد وإنشاء ملف مضغوط. يمكنك الاحتفاظ بملفات zip على أي جهاز أو نقل هذه الملفات إلى السحابة أو أي تخزين خارجي أو مشاركتها مع من تريد.
10 فوائد لأرشفة الملفات
تخزن أرشفة الملفات البيانات التي نادرًا ما تُستخدم ولكنها ضرورية. هناك الكثير من الأسباب الأخرى لأرشفة البيانات، وفيما يلي بعض الفوائد الأخرى لأرشفة البيانات والملفات.
1. تعزيز الامتثال
تحتاج المؤسسات إلى تنظيم الامتثال في كل قسم، ويساعد أرشفة البريد الإلكتروني في القيام بذلك. تُستخدم سياسات مختلفة لاستخدام البريد الإلكتروني والاحتفاظ به والأرشفة بين الشركات التي تحتاج إلى ثبات البيانات أو البريد الإلكتروني.
يمكنك القول إنها طريقة منهجية لحماية وتأمين وحفظ البريد الإلكتروني وبياناته. وهذا يتيح أيضًا للمستخدمين استرداد رسائل البريد الإلكتروني متى أرادوا. كما أنه يعزز ويضمن قابلية التكيف مع اللوائح والقوانين المتغيرة باستمرار.
2. توفير المال
تبحث كل شركة عن فرص لتوفير المال، وسيؤدي أرشفة بياناتك وملفاتك ومستنداتك إلى منع إنفاق المال على شراء أجهزة تخزين باهظة الثمن أو تخزين الخادم. وهذا يحسن الإنتاجية ويوفر الكثير من الوقت والمال أيضًا.
3. يوفر ويحرر مساحات التخزين
عادةً، لا تستهلك الملفات التي تحتوي على نصوص فقط مساحة كبيرة. ومع ذلك، هناك ملفات ومجلدات ومستندات ورسائل بريد إلكتروني تحتوي على مرفقات، ونظرًا لأن مثل هذه البيانات تتداول كثيرًا داخل الشركة، فإنها تميل إلى استهلاك مساحة/ذاكرة كبيرة. يمكن أن يصبح أرشفة الملفات الحل الأمثل لتوفير المساحة، وبينما تنقل أكبر قدر ممكن من البيانات، فلن تملأ أجهزة التخزين.
4. تعزيز أداء الخادم
هل تساءلت يومًا عن سبب بطء جهاز الكمبيوتر أو الخادم لديك أو حدوث خلل فيه أو ما هو أسوأ من ذلك، توقفه لساعات؟ وذلك لأن عشرات الملفات تستهلك مساحة. وعلى الرغم من أن معظم ملفاتك تحتوي على نص فقط، إلا أنها لا تزال تشغل مساحة كبيرة وتخفض أداء وسرعة الخوادم وأنظمة الكمبيوتر.
بمساعدة حلول أرشفة الملفات، يمكنك تخزين كميات كبيرة من البيانات في الأرشيف. ونظرًا لأن المستخدمين يمكنهم البحث بسهولة عن البيانات المطلوبة، فإن هذا يقلل من الحمل على الخوادم وأنظمة الكمبيوتر، مما يعزز الأداء.
5. استرجاع البيانات بسرعة
تخيل لقاءً مع المستثمرين؛ يستغرق الأمر ساعات للحصول على العرض التقديمي الذي يفي بكل شيء! سيترك انطباعًا سيئًا للغاية. اختر حلول أرشفة الملفات إذا كنت لا تريد أن تعيش هذا الكابوس.
سيمكنك أرشفة الملفات من استرداد البيانات في أي وقت والوصول إلى الملفات المؤرشفة دون اتصال بالإنترنت. وهذا يفهرس بياناتك ويجعلها قابلة للبحث.
6. تلبية المتطلبات القانونية
نود منك أن تتخيل سيناريو آخر! إذا اقتحم ضباط مكتبك وأرادوا الاطلاع على المستندات القانونية، وكانت أنظمة الكمبيوتر لديك مليئة بالمجلدات والملفات؛ فقد تصبح الأمور فوضوية. مع تنفيذ حل أرشفة الملفات، يمكنك الوصول بسرعة إلى الملفات والبيانات المهمة لتجنب أي مخاطر أو عقوبات.
7. استرداد البيانات بعد الكوارث
عادةً ما يكون هذا هو الحل الأفضل لرسائل البريد الإلكتروني. ورغم أنه لا يمكن استبدال أنظمة النسخ الاحتياطي والحلول بأرشفة الملفات، إلا أنه حل بديل جيد لاسترداد البيانات بعد الكوارث. ونظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك سيتم تخزينها في أماكن مختلفة، فسوف يساعد ذلك في استرداد البيانات بعد الكوارث من خلال استرداد رسائل البريد الإلكتروني من مواقع أخرى.
8. هجرة ونقل سهلان
قد يستغرق نقل البريد الإلكتروني أو البيانات وقتًا إذا لم تقم بتطبيق حلول أرشفة الملفات. وذلك لأن بعض الملفات ضخمة وتستغرق الكثير من الوقت – في بعض الأحيان، ساعات من الوقت المقدر.
قد يؤدي هذا أيضًا إلى تعطل الخادم أو نظام الكمبيوتر؛ باستخدام أفضل حل لأرشفة الملفات، يمكن للموظفين نقل الملفات بسرعة متى وأينما أرادوا دون الحاجة إلى الانتقال إلى وضع عدم الاتصال أو إيقاف العمل المهم مؤقتًا.
9. يوفر الوقت للمستخدمين النهائيين وموظفي تكنولوجيا المعلومات
تتمتع المؤسسات الكبيرة بحصص بريد إلكتروني، وعليها أن تطلب من موظفيها حذف رسائل البريد الإلكتروني لتحرير مساحة أو تخزين. يصبح من الصعب على المستخدمين النهائيين تحديد الأولوية، ويصبح الأمر صعبًا للغاية بالنسبة لقسم دعم تكنولوجيا المعلومات عندما يتعين عليهم توجيه المستخدمين خلال العملية بأكملها أو إدارة التخزين من خلال إنشاء سياسات صندوق البريد.
بمساعدة أحدث حلول الأرشفة، يمكن لأفراد تكنولوجيا المعلومات إنشاء أنظمة آلية تقوم بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة بعد فترة زمنية محددة بينما لا يتعين على المستخدمين النهائيين اتخاذ قرارات صعبة.
10. سهل الاستخدام
أرشفة ملف أمر سهل كما يبدو، وقد ذكرنا الخطوات. لست بحاجة إلى أي تدريب خاص لأرشفة ملف. بالنسبة للمؤسسات الكبيرة، يتعين على موظفي تكنولوجيا المعلومات القيام بأشياء تقنية لأتمتة أرشفة الملفات داخل نظام البريد الإلكتروني أو للسجلات أو الملفات.
6 نصائح لأرشفة الملفات
على الرغم من أن أرشفة الملفات أمر سهل عندما تقوم به الشركات الضخمة، إلا أن هناك العديد من الأشياء التي يجب رؤيتها. عادةً ما يتجاهل الناس فوائد أرشفة الملفات في المقام الأول حتى تتباطأ الأنظمة أو تمتلئ وحدات التخزين.
هذه هي النقطة التي يصبح فيها أرشفة الملفات أمرًا صعبًا. وهذا أيضًا هو الوقت الذي يجب فيه مراعاة بعض النصائح. فيما يلي النصائح الأساسية لأرشفة الملفات.
1. تحديد الملفات
يخلط الناس بين النسخ الاحتياطي وأرشفة الملفات. يتم إجراء النسخ الاحتياطي لاستعادة البيانات، بينما يتم إجراء الأرشفة لحفظ الملفات لفترة طويلة على أجهزة ومواقع تخزين متعددة. يمكن استرداد النسخ الاحتياطية، لكن الملفات المؤرشفة لا تقدم هذا الضمان.
لا يمكن لبعض الشركات المخاطرة بتكرار الملفات، ولهذا السبب يمكن أن يصبح أرشفتها خطأً فادحًا، ولهذا السبب يجب على المرء اختيار الملفات التي تحتاج إلى أرشفة والملفات التي تحتاج إلى نسخ احتياطي.
2. وضع سياسات حول مستوى البيانات
يجب تحديد ذلك عندما تكون هناك كميات هائلة من البيانات ويجب تخزين البيانات في أماكن متعددة، ويتم وضع مثل هذه السياسات بناءً على الأمرين التاليين، نوع البيانات وعمرها. يساعد هذا المؤسسات الكبيرة على الفرز بين البيانات الأساسية والبيانات التي نادرًا ما يتم استخدامها.
3. أتمتة دورة حياة إدارة البيانات
على الرغم من أن أرشفة الملفات مهمة صغيرة، إلا أنها تصبح مصدر إلهاء كبير إذا كان يجب القيام بها يوميًا. إذا كنت تمتلك شركة صغيرة، فقد تكون عرضة لأن تصبح كبيرة عاجلاً أم آجلاً؛ قد لا يستغرق أرشفة الملفات يدويًا الكثير من وقتك الآن، ولكنه سيستغرق الكثير من الوقت بعد ذلك. لهذا السبب يجب على الشركات أتمتة دورة حياة إدارة البيانات.
السبب الأخير لاستخدام حل أرشفة الملفات الآلي هو تجنب الخطأ البشري. لنفترض أنك بحاجة إلى فرز ملفات العملاء القديمة والجديدة وأرشفة ملفات العملاء القدامى؛ من السهل جدًا الخلط بين الاثنين، وقد يستغرق التراجع عن ذلك وقتًا طويلاً – وهنا يأتي دور دورة حياة إدارة البيانات الآلية.
4. تقييم المخاطر والفوائد
توجد طرق مختلفة لتخزين الملفات المؤرشفة وعليك أن ترى إيجابيات وسلبيات كل منها. لنفترض أنك تخزن ملفات مؤرشفة مهمة على محرك أقراص USB؛ تتمثل فائدة تخزينها على محرك أقراص USB في أنه يمكن حفظها لفترة أطول وستظل البيانات آمنة للغاية. أما السلبيات فهي أنه يمكن فقد محرك أقراص USB وستختفي جميع البيانات إلى الأبد.
تختار الشركات عادةً حلول التخزين عبر الإنترنت لأنه يمكن الاتصال بالمزودين إذا نسي المستخدم بيانات الاعتماد. تتمثل فائدة هذا الحل في إمكانية الوصول إلى البيانات في أي وقت وفي أي مكان وعبر أي أداة وعبر أي شبكة، ولكن الجانب السلبي لهذا الحل هو أنه حل مكلف.
5. تخزين ملفات الأرشيف في مكان واحد فقط
يمكنك القول إن ملفات الأرشيف هي أفكار لاحقة – بمعنى أن معظم الأشخاص يؤرشفون الملفات لأنها نادرًا ما تستخدم. ولكن عندما يتعلق الأمر بالقطاعات التجارية، فإن الملف أو السجل أو البيانات الأقل احتياجًا قد تصبح مفيدة في مرحلة ما.
هذا يعني أنه بغض النظر عن مدى صغر حجم الملف المؤرشف الذي تسترده، فإنه لا يزال يحمل بعض القيمة، وهذا يؤدي إلى النقطة التي يجب عليك فيها عمل نسخ متعددة أو على الأقل نسخة إضافية منه وحفظها في موقع أو جهاز تخزين مختلف.
6. ضمان أمان البيانات المؤرشفة المستندة إلى السحابة
على الرغم من أن جميع الأرشفة المستندة إلى السحابة تقريبًا آمنة للغاية، يجب على الشركات اتخاذ احتياطات إضافية. لا تقوم الشركات بأرشفة سوى الملفات التي لا تُستخدم كثيرًا ولكنها مهمة للغاية. يمكن استخدامها في المستقبل – مثل الملفات مثل البيانات المالية وتاريخ العميل وتفاصيله والتفاصيل الحساسة حول الشركة وما إلى ذلك.
يُقترح أن تختار الشركات أفضل حلول وبرامج أرشفة الملفات التي تضمن أفضل أمان للملفات والبيانات. نوصي بوضع كلمة مرور قوية على الملفات المؤرشفة ثم تحميلها إلى السحابة.
كيف تجد أفضل برنامج لأرشفة البيانات؟
تتجه الشركات إلى الاستغناء عن الورق، ويلعب أرشفة الملفات دورًا كبيرًا في ذلك. أرشفة الملفات هي حل بارز للشركات الناشئة الجديدة؛ حيث يمكنها هيكلة البيانات غير المنظمة. هناك طريقتان لأرشفة ملف يدويًا وعبر برنامج.
الأتمتة ضرورية في عصر السرعة والتنافسية، لذا لأتمتة أرشفة الملفات، يمكنك دائمًا اختيار برنامج أرشفة البيانات. دعنا نلقي نظرة على بعض الأشياء التي يجب مراعاتها قبل اختيار برنامج أرشفة البيانات الصحيح:
1. قابل للتكوين
يجب أن يكون لديه قدرات قابلة للتكوين لأتمتة أرشفة الملفات لتقليل الخطأ البشري. تأكد من أن البرنامج يعزز العديد من سياسات الاحتفاظ. بعبارات بسيطة، اختر برنامج أرشفة الملفات الذي يحتوي على أكثر من ميزة لإجراء تكوينات متعددة.
2. قابل للنشر
يجب أن يكون البرنامج قابلاً للتكيف بدرجة كبيرة. يجب أن يعمل في الموقع وعلى السحابة أيضًا: وهذا يسمح لأقسام تكنولوجيا المعلومات بمزيد من التحكم في أرشفة الملفات، مما يوفر الكثير من الوقت أثناء عملية القيام بذلك.
3. التحكم في الوصول
يمكن للموظفين أرشفة الملفات بأنفسهم. يجب تمكين المسؤول من تعيين مهام وأذونات وأدوار مختلفة. وهذا يعني أيضًا أن المسؤول يمكنه أن يتمتع بسلطة تقييد الوصول إلى بعض الموظفين.
4. ميزات الاكتشاف الإلكتروني
يجب أن يحتوي على مرشحات مختلفة لاستخراج الملف الذي تحتاجه بالضبط. يحتاج الموظفون إلى الوصول السريع إلى البيانات، لذلك يجب أن يمكّن البرنامج الموظفين المعتمدين من الوصول إلى أي ملف يريدونه.
5. الدعم الفني
يجب أن يوفر البائع مزايا الدعم الفني على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. يمكن أن يواجه البرنامج وقت تعطل حتى لو كان كل شيء يسير على ما يرام، وهنا يأتي دور فريق الدعم الفني لإنقاذ الموقف ومواصلة الإنتاجية.
6. سهولة نقل البيانات المؤرشفة
يجب أن يوفر البرنامج ميزة النقل السهل والسريع للبيانات ونقلها. يمكن أن يؤدي نقل البيانات الضخمة إلى إبطاء نظام الكمبيوتر العملاق؛ مع برنامج أرشفة الملفات المتقدم، يمكنك إنهاء جميع هذه المشكلات.
الخلاصة
مع أرشفة الملفات، لا تكون بياناتك آمنة فحسب، بل إنها تحافظ على قيمتها وتحميها، ولا يتطلب القيام بذلك الكثير من الموارد أيضًا. علاوة على ذلك، يمكنك قول وداعًا للأنظمة البطيئة عند نقل كميات هائلة من البيانات. نقترح عليك تخزين الملفات المؤرشفة في أكثر من موقع لمزيد من الاستدامة.
Sharearchiver يجعل الأمر أسهل على الشركات لإدارة بياناتها بأفضل حل لأرشفة الملفات. سواء كانت بياناتك مخزنة محليًا أو على السحابة، فإن حلولنا تجعل حفظ السجلات والملفات للاستخدام على المدى الطويل أمرًا سهلاً للغاية.
